Les régimes d'avantages sociaux des employés doivent soumettre chaque année un rapport annuel, le formulaire 5500, à l'Internal Revenue Service. Le formulaire 5500 est nécessaire pour satisfaire aux exigences en matière de rapports annuels prescrites par la loi de 1974 sur la sécurité du revenu de retraite des employés et par l'Internal Revenue Code. Le ministère du Travail supervise conjointement cette exigence de rapport avec l'IRS.
Définition
Le formulaire 5500 est le rapport annuel déposé par les régimes d'avantages sociaux des employés. Dans ce rapport annuel, les régimes d’avantages sociaux des employés indiquent le nombre de participants et de bénéficiaires, ainsi que les actifs du régime. Les régimes divulguent également les relations et les honoraires versés aux fournisseurs de services, ainsi que l'existence ou non de transactions interdites au titre de l'ERISA. Ces rapports doivent être déposés par voie électronique.
Date d'échéance
Le formulaire 5500 doit être envoyé au plus tard le dernier jour du septième mois civil suivant la fin de l’année du régime d’avantages sociaux des employés. Si l'année du plan est inférieure à 12 mois, le formulaire 5500 doit être produit au plus tard le dernier jour du septième mois civil suivant la fin de l'année du plan court. Si ce jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, la date d'échéance sera le jour ouvrable suivant.
Les extensions
Les extensions pour le dépôt du formulaire 5500 sont disponibles une seule fois pour les régimes et peuvent prolonger la date d'échéance jusqu'à deux mois et demi. Pour obtenir une extension, le plan doit produire le formulaire 5558, Demande de prorogation du délai pour produire certaines déclarations de régime d’employés, au plus tard à la date d’échéance du plan. Une prolongation sera automatiquement accordée une fois sur demande à condition que les conditions suivantes soient remplies: l'année du régime et l'année d'imposition de l'employeur doivent être identiques, un délai supplémentaire a été accordé à l'employeur pour la production de sa déclaration de revenus fédérale et une copie des documents suivants: la demande d'extension est conservée avec les enregistrements du déposant. Un formulaire 5500 peut être déposé au plus tard 9 mois et demi après la fin de l’année du plan.
Pénalités
L'ERISA et l'Internal Revenue Code prévoient des pénalités pour avoir omis de déposer en temps voulu un rapport annuel. Une pénalité de 1 100 $ par jour peut être imposée en vertu de l’ERISA pour chaque jour où un administrateur de régime omet ou ne déposera pas un rapport annuel complet. L'Internal Revenue Code prévoit une amende pouvant aller jusqu'à 25 dollars par jour (jusqu'à un maximum de 15 000 dollars) en cas de non-dépôt d'un rapport annuel pour les régimes à rémunération différée, les fiducies, les rentes ou les plans d'achat d'obligations à la date d'échéance. Si un régime est tenu de déposer un relevé actuariel sans le faire, l'Internal Revenue Code prévoit une pénalité de 1 000 dollars.
Si un promoteur de régime ne dépose pas son rapport annuel dans les délais impartis, il peut chercher refuge auprès de l'Administration de la sécurité des avantages sociaux des employés du Département du travail par l'intermédiaire du Programme de conformité volontaire du déclarant délinquant. Ce programme permet aux promoteurs de régime de payer des pénalités civiles réduites pour avoir manifesté leur volonté volontairement. Le montant de la pénalité dépend du nombre de participants au plan et du nombre de rapports en souffrance. Pour les régimes comptant moins de 100 participants, les frais maximums sont de 750 $ pour un rapport annuel en retard et de 1 500 $ pour plusieurs rapports en retard. Pour les grands régimes comptant plus de 100 participants, les frais maximum ne doivent pas dépasser 2 000 $ pour un rapport annuel en retard et 4 000 $ pour plusieurs rapports en retard.
