Le formulaire W-4 de l’IRS est un certificat que l’agence fédérale de l’impôt exige que tous les nouveaux employés remplissent et retournent à leurs employeurs. Le W-4 indique le nombre de retenues à la source que l’employé souhaite réclamer. Plus le nombre de quotas est élevé, plus le montant retenu est faible. Le W-4 permet également aux employés de demander une exemption totale de la retenue. Dans le passé, l'IRS imposait aux employeurs de soumettre des W-4 à certains employés, mais ce n'est plus le cas.
Soumission
À un moment donné, l'IRS a demandé aux employeurs de soumettre les formulaires W-4 lorsqu'un employé gagnant un salaire d'au moins 200 $ réclamait plus de 10 indemnités de retenue à la source. En 2010, une allocation a exonéré de l'impôt sur le revenu 3 650 $ du salaire de l'employé. L'IRS a également demandé aux employeurs de classer les W-4 pour les employés ayant réclamé une exemption totale de l'impôt fédéral, en raison de leur statut de déclaration, du revenu du ménage, des déductions et des exemptions.
Retenue
Les employeurs ont dû suivre les instructions de l'IRS pour retenir en fonction du nombre d'exemptions accordées à l'employé. Les employés devaient réviser leurs W-4 s'ils souhaitaient demander plus d'exemptions que celles autorisées, et fournir une déclaration écrite expliquant la demande. La demande devait être approuvée par l’IRS avant que l’employeur puisse ajuster la retenue à la source en fonction des souhaits de l’employé.
Nouveau règlement
Les nouveaux règlements adoptés en 2005 ont modifié les directives pour le dépôt des W-4 auprès de l'Internal Revenue Service. Bien que la loi oblige toujours les employés à soumettre les W-4, elle ne requiert en aucun cas le dépôt automatique des formulaires de la part de l'employeur.
Demandes écrites
L'IRS peut toujours envoyer une demande écrite à un employeur pour qu'il soumette un W-4 à un employé spécifié. L'agence affirme qu'elle utilise désormais d'autres moyens pour déterminer si un employé réclame trop d'exemptions et ne perçoit que trop peu d'impôts retenus sur son chèque de paie. Sur réception du W-4, l'IRS peut demander à un employeur d'augmenter la retenue à la source dans les cas appropriés, au moyen d'une lettre de blocage.
Lettres bloquées
En décidant que la retenue est insuffisante pour un employé spécifique, l'IRS envoie une lettre de "verrouillage". La lettre indique le nombre maximum d'indemnités pour cet employé et la date à laquelle l'employeur doit commencer à retenir à la source en fonction de ce nombre. Toute modification future de la retenue doit être approuvée par l'IRS. Une copie de la lettre d'incorporation destinée à l'employé doit être fournie à l'employé ou, le cas échéant, l'employeur doit informer l'IRS que l'employé ne travaille plus pour l'entreprise. La lettre d'incorporation accorde à l'employé un délai de grâce au cours duquel il peut soumettre un nouveau W-4 et une déclaration à l'appui.
