Le courrier électronique est un élément essentiel de nombreux emplois et entreprises. Les communications par courrier électronique professionnel ont une impression presque aussi importante que les communications en face à face et peuvent durer plus longtemps. Les courriels professionnels doivent toujours refléter le professionnalisme et avoir un objectif professionnel. Il est facile de tomber dans de mauvaises habitudes de courrier électronique. Par conséquent, une vigilance et une vigilance constantes concernant le verbiage du courrier électronique sont nécessaires et vitales pour une image professionnelle.
Domaine
Le sujet est aussi important que le corps de l'e-mail. C’est un en-tête professionnel de votre message électronique et vous avez besoin de mots qui reflètent cela. Utilisez la grammaire appropriée dans le champ du sujet, sans orthographe, et utilisez les lettres majuscules et minuscules appropriées. Transmettez le but de votre email dans une phrase courte et concise. «À propos du projet Winfield», «Retour à votre sujet à propos de votre compte», «Questions sur les logiciels de gestion du temps de présence» sont des exemples d’objectifs professionnels pour les courriers électroniques. N'utilisez jamais d'argot, de langage vulgaire ou même des phrases simples telles que «Bonjour», «Comment ça va?» Ou «Question».
Salutations et signatures
Utilisez des salutations et des signatures professionnelles pour que vos communications électroniques restent cohérentes avec l'image professionnelle que vous souhaitez véhiculer par courrier électronique. Même si vous envoyez un courrier électronique à un contact professionnel de longue date et familier avec lequel vous avez une correspondance fréquente, gardez vos salutations et vos signatures professionnelles et courtoises. Pour les contacts nouveaux et inconnus, utilisez «Cher M. Smith» et «Cordialement» pour les salutations et l’approbation. Pour des contacts plus familiers, «Chère Amy» et «Je l'apprécie!» Sont plus informelles mais toujours professionnelles.
Mise en forme, pièces jointes et fichiers de signature
Le formatage des e-mails professionnels n'est pas nécessaire et peut être pris dans des filtres anti-spam. Utilisez les pièces jointes avec soin et uniquement avec les connaissances et l’approbation préalables du destinataire, en particulier les pièces jointes volumineuses. Les fichiers de signature doivent être aussi brefs que possible.
Langue et ton
La langue et le ton des communications par courrier électronique doivent être aussi professionnels que les autres communications écrites. Utilisez la courtoisie, une bonne grammaire, l’orthographe, le vocabulaire et la ponctuation. Utilisez un langage commercial courant, sans argot, sans blasphème ou des phrases simples. Il est important d’utiliser un ton réfléchi et amical dans les courriels. N'écrivez pas de courrier électronique lorsque vous êtes en colère, contrarié ou frustré. Cela ressort dans le ton, même si ce n'est pas intentionnel. Prenez autant de soin avec le libellé des courriels que lors des conversations téléphoniques et en face à face avec des collègues.
Ne pas envoyer d'email
Ne pas écrire trois paragraphes quand quelques phrases suffisent. N'utilisez pas le courrier électronique pour provoquer la colère ou la contrariété, ni pour discipliner qui que ce soit. N'envoyez pas des courriels à la hâte - prenez le temps de relire, de vérifier l'orthographe et de vérifier l'adresse du destinataire avant de l'envoyer. N'abusez pas de la copie carbone et de la copie carbone invisible sur les courriels. N'utilisez pas le courrier électronique au travail à des fins non professionnelles.
