Comment écrire une procédure opératoire standard. Une procédure opératoire standard, ou "SOP", est un document contenant des instructions sur la manière d'effectuer une tâche. Il garantit que les travaux de routine sont effectués en toute sécurité et conformément aux réglementations en vigueur. Vous pouvez rédiger une procédure standard d'exploitation faisant autorité en procédant comme suit.
Demandez aux employés qui utilisent le POS de donner leur avis sur la manière dont le travail doit être effectué. Attendez-vous à ce que le document subisse plusieurs brouillons avant de pouvoir générer une finale. Demandez aux employés eux-mêmes d’examiner les brouillons pour d’autres suggestions.
Préparez un premier brouillon. Ce projet devrait définir toutes les étapes nécessaires de la procédure. Déterminez si de grandes étapes peuvent être décomposées en étapes plus petites. Créez un organigramme simple qui servira de premier brouillon précieux.
Rédigez la première page avec une courte introduction donnant un aperçu de l’ensemble du travail. Ainsi, les employés qui lisent et exécutent normalement une étape à la fois doivent prévisualiser le travail du début à la fin avant de commencer.
Préparez un en-tête sur la première page. Il doit inclure le nom de la société et le logo de l'unité commerciale, le titre du document, la date de création et le numéro de document spécifique attribué par le personnel de contrôle des documents. Incluez également un numéro de problème généré par le contrôle des modifications.
Créez une table directement sous l'en-tête "Historique des modifications et approbations". Incluez des colonnes pour la date d’émission de la POS, une description des modifications et des signatures pour son auteur, son chef de service et le responsable du contrôle de la qualité. La description des modifications doit résumer brièvement toutes les modifications apportées à la POS depuis sa création. Chaque révision doit être signée par son initiateur.
Commencez la deuxième page avec le but de la POS. Incluez sa portée, le contenu du document, les définitions des termes ou abréviations utilisés dans le POS, les responsabilités du personnel impliqué dans la procédure et les références aux documents sur lesquels le SOP est fondé, tels que les normes commerciales.
Terminez le POS en décrivant la procédure par étapes courtes. Utilisez un langage simple et évitez de décrire plusieurs étapes dans la même phrase. Une fois la tâche détaillée, datez le document et faites-le signer par le personnel de réglementation approprié. Envoyez la SOP par courrier électronique au service de contrôle des documents et au responsable de la mise en œuvre de la procédure.
