Comment changer une procédure opératoire standard. Les modifications des procédures opératoires standard (SOP) suivent une méthode spécifique définie par le service Qualité et Affaires réglementaires de l'entreprise. Commencez à documenter les modifications demandées à une POS dès que le personnel concerné envisage la révision. Gardez une liste des conversations concernant ces changements par date et par participant. Ensuite, incluez cet enregistrement dans votre demande initiale de modification d'une SOP.
Identifiez par écrit la nécessité de modifier les SOP. Envoyez ce document au superviseur du service concerné par le changement et au service de contrôle des documents.
Remplissez un formulaire de demande de changement. Décidez si le changement demandé est administratif ou de bureau. Les changements administratifs visent à réviser un processus suivi par l'entreprise. Les changements cléricaux visent à réviser l'orthographe, la grammaire, le format et la clarté des SOP existantes.
Demander un numéro d'autorisation de modification au service de contrôle des documents. Écrivez ce numéro sur la page de couverture du formulaire de demande de changement.
Préparez une explication du changement demandé. Si possible, copiez la SOP existante et modifiez la ligne rouge avec les modifications demandées. Signer et dater le formulaire de demande de changement. Soumettez-le au service de contrôle des documents.
Envoyez une copie du formulaire de demande de modification au service des ressources humaines. Expliquez si le service doit former les employés en raison du changement demandé et quels employés le changement affecte. Exiger des ressources humaines pour documenter la formation par date, employés, formateur et sujet.
Soumettez les données d'achèvement de la formation au département de contrôle des documents. Demandez-leur de l'ajouter au formulaire de demande de changement d'origine.
Distribuez le formulaire de demande de modification approuvé à tous les employés de l'entreprise. Identifiez le formulaire par son numéro d'autorisation de contrôle. Indiquez aux employés comment accéder au formulaire.
