Les grandes entreprises et celles ayant plusieurs sites font face à une forme de fraude financière appelée employés fantômes. Pour les détecter et, finalement, les prévenir, ces entreprises se livrent régulièrement à des audits fantômes.
Employés fantômes définis
Les employés de Ghost - parfois appelés employés fantômes - sont des noms sur une liste de paie auxquels des chèques de paie sont émis, mais qui ne sont pas des employés à proprement parler et ne font aucun travail. Le terme «employé fantôme» est donné parce que l'employé existe sur papier mais n'existe pas sur le lieu de travail; les emplois auxquels des employés fantômes sont supposément affectés sont souvent appelés emplois non exposés. Trouver des employés fantômes peut nécessiter beaucoup de temps sans l'aide d'audits fantômes. Des contrôles internes stricts peuvent aider à prévenir les employés fantômes.
Faufiler des employés fantômes sur la paie
La plupart des organisations exigent des documents d’embauche afin de placer une personne sur la liste de paie, ce qui signifie généralement qu’un superviseur ou un responsable - une personne habilitée à charger le service de la paie d’ajouter un nouvel employé - doit être impliqué. Parfois, un membre du service de la paie est également impliqué. Les employés de Ghost sont ajoutés à la liste de paie en créant, entre autres, un employé fictif, en utilisant le nom d'un employé licencié, en inscrivant les nouveaux employés dans le système une période de paie avant de commencer à travailler pour l'entreprise et en ajoutant des employés temporaires à la liste de paie. Dans certains cas, les personnes qui insèrent des employés fantômes sur une liste de paie les suppriment après quelques semaines seulement, ce qui complique l'identification d'un futur audit.
Exorciser des employés fantômes
L’existence d’employés fantômes peut parfois être découverte lors d’un audit de routine, mais dans la plupart des cas, la documentation fournie est suffisante pour réussir un tel examen. Les audits Ghost sont conçus spécifiquement pour détecter tous les employés fantômes et pour examiner de près les registres de paie et le comportement des employés afin de détecter toute trace de fantômes. Ces audits se sont avérés bénéfiques, en particulier pour les grandes organisations. Par exemple, en 2009, un audit mené par Detroit Public Schools a révélé la présence de plus de 250 employés fantômes - une fraude qui a coûté au système plus de 400 000 dollars sur quatre ans.
Processus d'audit fantômes
L’une des méthodes les plus efficaces pour effectuer un audit fantôme consiste à exiger de tous les employés qu’ils viennent chercher leur chèque de paie ou leur bulletin de dépôt direct en personne. Les chèques de paie ou les talons des employés fantômes ne seront pas collectés. C’est ainsi que les écoles publiques de Detroit ont déterminé le nombre d’employés fantômes qu’elle comptait. Parmi les autres méthodes efficaces d’audit fantôme, on trouve la recherche d’employés qui n’ont pas pris de vacances, n’indiquent pas d’adresse physique et ne reçoivent aucune déduction sur leur chèque de paie (pour la sécurité sociale, les impôts ou l’assurance). En outre, les personnes effectuant des audits fantômes recherchent plusieurs dépôts directs dans le même compte bancaire, des numéros de sécurité sociale non valides et des informations manquantes sur les employés.
