Il est important d’envoyer des cartes de remerciement aux donateurs car cela permet au donneur de se sentir reconnu individuellement et d’augmenter ses chances de faire un nouveau don. Envoyez-les très peu de temps après avoir reçu le don, pas plus de deux jours après. Cette livraison rapide montre à quel point votre organisation est efficace et combien vous souhaitez remercier le donateur.
Ton
Utilisez un ton personnel mais professionnel lors de la rédaction de la lettre. Vous ne voulez pas que le donateur ait l'impression qu'il s'agit d'une lettre du gouvernement rigide et impersonnelle, mais vous ne voulez pas qu'il ait l'impression qu'il vient de faire un don à une entreprise non professionnelle. Écrivez sur un ton qui ressemble à la façon dont vous parlez à votre patron le premier jour de travail, personnel mais professionnel.
Format
Le format de la lettre est similaire à celui d'une lettre commerciale. Chaque nouveau paragraphe va sur une nouvelle ligne et une ligne est sautée entre les deux. Aucune indentation n'est utilisée. Commencez par la date, puis l'adresse du donateur sur une autre ligne, puis votre salutation et le message. Vous pouvez utiliser la même lettre pour chaque donateur, mais personnalisez-la en changeant le nom du donneur dans chaque lettre afin qu'elle se sente comme si elle lui avait été écrite et non comme si elle avait été envoyée en masse.
Contenu
Chaque organisation choisit son contenu différemment. Certains aiment parler de combien d'argent a été amassé, alors que d'autres ont le sentiment que cela se vante. Une façon de contourner ce problème consiste à indiquer que votre organisation a atteint son objectif de collecte de fonds avec ou sans avantage. Une brève récapitulation de la destination des fonds est une autre option à inclure dans le contenu. Aussi, parlez brièvement de la façon dont les bénéfices ont été obtenus. Soyez bref.Un court paragraphe remerciant le donateur et un autre expliquant comment s'est déroulée la collecte de fonds et comment les fonds sont alloués.
Disposition
La mise en page de la carte de remerciement doit être simple. Des cartes ornées de cloches et de sifflets peuvent inciter le donateur à s’interroger sur le véritable sens de son don. Si vous pouvez utiliser des illustrations de votre organisation, placez-les sur le recto de la carte avec un simple merci et le message à l'intérieur. Si votre organisation travaille avec des enfants, par exemple, placez une photo de l’un de leurs dessins au recto de la carte.
