La plupart des travaux en entreprise comportent de nombreux projets. Ces projets couvrent toute la gamme et peuvent inclure des projets de construction, de recherche marketing, liés au Web, de lancement de nouveaux produits et d’acquisition d’entreprise. Quel que soit le cas, quelqu'un doit diriger le projet et développer une liste de contrôle pour mener à bien les travaux. Par la suite, les responsabilités doivent être analysées et attribuées. Vous devez prévoir suffisamment de temps pour terminer le projet à temps. Par conséquent, il y a des éléments clés à prendre en compte lors du lancement de tout nouveau projet.
Liste de tâches
La première considération à prendre en compte lors du lancement d’un projet est l’énumération de tâches spécifiques. Le chef de projet, qui peut être un directeur ou un responsable, supervisera généralement le projet. Ce faisant, il doit répertorier toutes les tâches ou fonctions nécessaires pour mener à bien le projet. Par exemple, un projet de construction nécessite la sélection d’un emplacement particulier, du financement, des permis et l’acquisition de matières premières telles que le bois et le béton. Des tâches supplémentaires doivent être incluses pour achever la construction du bâtiment ou de la structure. Lors du lancement d'un projet, dressez une liste complète de toutes les tâches impliquées. Rencontrez d'autres gestionnaires pour vous assurer que votre liste est exacte et exhaustive. Un autre chef de service peut avoir connaissance de tâches supplémentaires requises pour le projet.
Budget
Vous aurez généralement un budget pour votre projet. En tant que chef de projet, il est de votre responsabilité de vous assurer de terminer le projet dans les limites du budget. Une façon d'y parvenir est de faire en sorte que toutes les personnes impliquées fournissent des coûts pour leurs tâches. Certaines personnes auront plus de compétences dans l’estimation des coûts de matériaux que le chef de projet, en particulier si de nombreux professionnels spécialisés travaillent sur le projet. Dans la mesure du possible, ajoutez 10 à 15% supplémentaires au coût du projet en tant que tampon, selon Social Signal, des consultants du secteur des médias sociaux. Vous ne pourrez ajouter ce tampon 10 parfait à 15% que vous rédigerez votre plan d’affaires à l’avance - lorsque vous connaîtrez le projet à l’avance.
Ressources
Une autre partie importante de la liste de contrôle de lancement du projet consiste à déterminer la ressource dont vous aurez besoin. Les ressources comprennent des entrepreneurs, des agences et d’autres fournisseurs extérieurs qui vous aideront dans votre projet. Par exemple, des entrepreneurs sont nécessaires pour les projets de construction. Vous aurez peut-être besoin d'un organisme de recherche marketing pour mener des enquêtes téléphoniques sur votre projet. Les ressources peuvent également inclure des documents de référence ou des rapports; ou un logiciel spécial dont vous pourriez avoir besoin pour mener à bien le projet.
Assignations de tâches et dates d'échéance
Les personnes travaillant sur votre projet doivent se voir attribuer certaines tâches. Déléguer des tâches vous aide à en faire plus à un rythme plus rapide. Attribuez des tâches à des personnes spécialisées dans des domaines spécifiques liés à ces tâches. Par exemple, les responsables financiers peuvent planifier les ventes et les bénéfices d’un projet de lancement de nouveau produit. Les responsables marketing peuvent travailler sur des tâches liées aux concepts ou idées de produits, à la tarification, à la publicité et à la distribution. De plus, les dates d'échéance doivent être établies pour tous les projets. Le meilleur moyen d'attribuer les tâches du projet et les dates d'échéance consiste à organiser des réunions. Par la suite, fournissez une liste de toutes les tâches du projet et des personnes chargées de les mener à bien. Distribuez la liste à toutes les personnes impliquées dans le projet. Rencontrez-vous périodiquement pour vous assurer que les tâches progressent rapidement.
Des plans d'urgence
Ayez toujours des imprévus dans votre liste de contrôle de projet. Parfois, les tâches peuvent être difficiles à terminer à temps. Par exemple, un fournisseur d'impression peut être en retard dans l'impression des supports visuels de vente à temps. Certaines matières premières peuvent être impossibles à obtenir. Par conséquent, vous devez penser à des plans de sauvegarde pour respecter vos délais. Par exemple, vous pourrez peut-être remplacer une autre matière première par un projet de construction. ou livrer un brouillon des supports visuels de vente s'ils ne sont pas finalisés. Par la suite, informez les dirigeants ou votre patron lorsque les copies finales des supports visuels seront terminées.
