Une demande d'emploi fournit aux gestionnaires des informations importantes sur un candidat à l'embauche. Il peut également fournir des informations précieuses à l'avenir si des questions se posent sur la personne embauchée pour pourvoir un poste ou sur les raisons pour lesquelles un candidat particulier n'a pas été embauché. Le maintien de bons dossiers d'emploi peut aider à protéger un employeur dans le cas où une action en justice est intentée contre l'entreprise.
Dossiers d'embauche
Toutes les notes d'entrevue et les questions de candidature à un emploi devraient contenir des notes pertinentes pour faciliter la décision d'embauche. Il est judicieux de conserver les demandes d'emploi des personnes travaillant pour l'entreprise pendant la durée de leur emploi, ainsi que 2 ans supplémentaires après la fin de leur emploi.
Applications sollicitées
Vous devez conserver toutes les candidatures que vous recevez en réponse à toute publication ou publicité que vous effectuez pour un poste vacant. Si, à un moment ultérieur, une candidate rejetée allègue que vous avez rejeté sa candidature de manière discriminatoire, vous devrez peut-être présenter sa candidature et expliquer de manière objective pourquoi vous ne l'avez pas considérée. La loi exige généralement que vous conserviez ces applications pendant deux ans.
Candidatures spontanées
Vous pouvez également recevoir des candidatures spontanées, par courrier, en personne ou via Internet. Il s’agit souvent d’une source très utile de données sur les candidats. Inviter une personne à participer à un entretien sur la base d’une candidature spontanée peut vous faire économiser beaucoup de temps et d’argent pour pourvoir les postes vacants, en particulier inattendus. Cela permet toutefois de valider les candidatures spontanées comme un moyen de travailler avec votre entreprise, et toutes les candidatures non sollicitées acquièrent le statut de documents légaux que vous devez conserver dans vos dossiers. La loi est un peu moins claire quant à la durée de conservation des candidatures spontanées, mais les professionnels des ressources humaines vous conseillent d'utiliser la même norme de deux ans que pour les candidatures sollicitées.
Conserver les applications
Si les candidatures de candidats non retenus peuvent constituer un point de départ pour pourvoir le poste à la prochaine vacance, la principale raison invoquée pour conserver les candidatures est leur valeur potentielle pour se défendre contre une action en justice. Diverses lois fédérales et nationales interdisent l'embauche de personnes discriminées pour diverses raisons, notamment l'âge, le sexe, la religion, l'origine nationale, un handicap n'interférant pas avec le travail accompli et la situation matrimoniale, entre autres. Les demandeurs d'emploi non retenus allèguent parfois qu'ils ont été victimes de discrimination lors du processus d'embauche. Votre meilleure défense contre de telles accusations est de produire la demande originale et les documents d’accompagnement, ainsi que les notes contemporaines que vous avez faites sur la demande.Si vous suivez les meilleures pratiques de recrutement et d’embauche, ces documents vous fourniront une justification objective pour ne pas avoir engagé le candidat.
