Combien de temps garder des comptes fournisseurs?

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Anonim

Les enregistrements de comptes fournisseurs sont des documents importants pour une personne ou une entreprise. Idéalement, votre entreprise devrait mettre en œuvre un système de stockage ou de classement permettant aux propriétaires et aux autres membres du personnel de récupérer des reçus et des enregistrements pour les actifs et les comptes en cas de besoin. Bien que votre entreprise ne soit pas tenue de conserver ses enregistrements de comptes fournisseurs, elle devrait les conserver pendant au moins 10 ans.

Une décennie de records

Selon l'Internal Revenue Service, la durée de conservation de vos documents commerciaux dépend de l'action, de la dépense ou de l'événement que le document enregistre. Les documents relatifs aux transactions et aux paiements doivent être conservés pendant au moins 10 ans, selon Financial Web. Ces documents comprennent des relevés bancaires, des contrats, des enregistrements de comptes fournisseurs et à recevoir et des chèques annulés.

Tenue de registres efficace

La raison principale pour conserver les enregistrements des comptes fournisseurs est si quelqu'un a une question à propos d'une vente ou d'un ancien contrat. Dans ce cas, vous devez être en mesure de localiser rapidement les éléments liés à la vente ou au contrat. Il est également important d’avoir accès aux enregistrements des comptes fournisseurs si un client ou un employé poursuit votre entreprise en justice.

Gardez l'IRS heureux

L'IRS suggère de conserver les enregistrements qui justifient un élément de revenu ou des déductions sur une déclaration de revenus jusqu'à l'expiration du délai de prescription correspondant à cette déclaration, période au cours de laquelle vous pouvez modifier votre déclaration de revenus pour demander un crédit ou un remboursement. Cela signifie que vous devez disposer de registres de comptes fournisseurs afin que vous puissiez documenter le gain ou la perte résultant de la vente ou de la cession d’un actif pendant la durée de son maintien en service. Ensuite, vous devez conserver tous les enregistrements et tous les reçus relatifs à cet actif pendant trois ans supplémentaires, selon QBalance.com.

Plus que le recordkkeeping

Pour maximiser l'espace et minimiser les pertes éventuelles de documents dues au feu, au vol ou à la destruction, votre entreprise peut vouloir se passer de papier. En transférant les enregistrements de comptes fournisseurs vers un système de classement électronique, votre entreprise peut réduire les coûts administratifs et le temps du personnel. Les programmes sont disponibles en ligne et localement dans les magasins de fournitures de bureau. Les frais s'appliquent et varient considérablement en fonction du programme. Les systèmes automatisés de comptabilité fournisseurs fournissent souvent une facturation électronique, des services de paiement et un suivi / reporting en ligne.