Vous fermez votre entreprise. Peut-être que vous prenez votre retraite ou entrez dans l’opportunité d’une autre entreprise. Toutes les entreprises génèrent de la paperasse et une fois que votre entreprise est fermée, il faut régler la question de la durée de conservation de ces documents.
Les raisons de la tenue des registres
Les agences gouvernementales, telles que l'Internal Revenue Service et les départements du Trésor, sont les entités les plus susceptibles de demander divers documents commerciaux antérieurs. Conserver tous les types de documents liés aux entreprises sera utile si le besoin de justifier des réclamations, des transactions et des informations produites dans les déclarations de revenus se fait sentir. Bien qu'il existe un délai de prescription pour de nombreuses affaires dans certaines affaires, telles qu'une enquête pour fraude ou d'autres actions civiles ou pénales engagées contre une entreprise, des antécédents professionnels peuvent être nécessaires, quel que soit le temps écoulé depuis les événements. Vous ne savez jamais quand d'anciens enregistrements professionnels peuvent être utiles; il est donc conseillé de conserver tous les enregistrements professionnels aussi longtemps que cela est réalisable. Cela dit, il existe des directives générales quant à la durée de conservation des documents communs.
Article spécifique Périodes de détention
À compter de la date de dépôt, conservez les chèques annulés, les bordereaux de dépôt bancaire, les relevés de carte de crédit et les grands livres pendant au moins trois ans. Conservez les relevés bancaires, les registres d’inventaire, les factures, les registres des ventes, les bandes magnétiques de la caisse enregistreuse, les W-2, les 1099 et d’autres documents de production fiscale pendant au moins six ans. Si votre entreprise a été créée en tant que société, conservez les états financiers mensuels et trimestriels de la société pendant au moins trois ans.
Records à conserver indéfiniment
Stockez les paiements liés au personnel et les documents associés, tels que l’indemnisation des travailleurs, les enregistrements de pension et les retenues d’impôt sur le revenu des employés, aussi longtemps que vous le pouvez. Si un ancien employé de la société demande des allocations de chômage, postule pour un nouvel emploi ou pose des questions remontant à son emploi, il sera plus précieux de pouvoir accéder à ces informations. Tous les documents relatifs à l'entreprise doivent être conservés indéfiniment, même si l'entreprise n'est plus en activité. Ces documents comprennent le certificat de constitution, les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, les contrats de travail, les opérations sur actions, les brevets et les marques de commerce, ainsi que tous les documents judiciaires. Les registres des actifs et des comptes à recevoir et à payer de la société doivent être conservés.Le délai de prescription de l’IRS est de trois ans à compter de la date de dépôt des formulaires fiscaux pour la vérification des déclarations. Comme mentionné, cependant, la tenue des dossiers prouvant le revenu et les déductions devrait être conservée indéfiniment si possible.
Entités pouvant demander des enregistrements antérieurs
Les agences fédérales les plus susceptibles de demander des informations sur des documents antérieurs sont l'Internal Revenue Service, le Département du travail, l'Administration de la sécurité sociale, la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi et Immigration et naturalisation. Les dossiers des organismes publics, tels que la division de la fiscalité et les municipalités locales, doivent également être conservés aussi longtemps que possible, même après la cessation des activités de l'entreprise. Stockez les fichiers dans un endroit sûr, de préférence dans un endroit protégé des incendies, inondations, vols et autres pertes. Quelqu'un d'autre que vous-même devrait également savoir où ces dossiers importants sont conservés.
