Si vous exploitez une petite entreprise, vous devrez tenir des registres afin de conserver votre statut d'entreprise. Même si vous choisissez de ne pas incorporer votre petite entreprise, il est tout simplement logique de conserver des archives commerciales. Si vous souhaitez vendre votre entreprise ou suivre ce que vous avez fait dans le passé, vous devez disposer de données à référencer. Voici comment tenir des registres pour une petite entreprise.
Articles dont vous aurez besoin
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Deux classeurs à trois anneaux
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Onglets d'index pour chaque classeur
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Accès à Internet
Achetez deux classeurs à trois anneaux et onglets d'index. Vous utiliserez un classeur pour vos documents officiels (ceux requis par le bureau du secrétaire d’État afin de préserver le statut de société de votre entreprise) et l’autre pour les documents commerciaux quotidiens.
Recherchez quels documents doivent être conservés dans le classeur officiel. Consultez le site Web du secrétaire d’État pour obtenir une liste des documents requis par la loi. La plupart des États exigent qu’un minimum des documents suivants soit conservé dans le classeur officiel: statuts de constitution ou d’organisation, procès-verbaux des réunions, résolutions, certificats et sceau de la société.
Déterminez quels enregistrements supplémentaires doivent être conservés. Ces registres seront conservés dans le deuxième classeur. Voici des exemples d'enregistrements à conserver dans le classeur: * enregistrements comptables Applications et permis Contrats conclus par l'entreprise Polices d'assurance détenues par l'entreprise Certificats d'adhésion Noms et adresses de tous les membres ou actionnaires et leurs intérêts Noms des officiers Accord d'exploitation ou règlements et modifications Opérations sur actions * Dépôts par les États (tels que les rapports annuels)
Étiquetez les onglets d'index. Créez des onglets d'index pour tous les enregistrements que vous conserverez dans chaque classeur.
Placez les enregistrements derrière leurs onglets d'index correspondants. Triez tous vos documents et placez les documents commerciaux derrière chaque onglet correspondant. Alphabétiser les onglets d’index facilitera la recherche des enregistrements dont vous avez besoin.
Documentez les décisions commerciales au fur et à mesure qu'elles se déroulent Créez une trace papier pour chaque décision et transaction effectuée par votre petite entreprise. Conservez une trace écrite des décisions de l'entreprise, avec des procès-verbaux pour les réunions officielles et un enregistrement non officiel des décisions prises dans la gestion quotidienne de l'entreprise. Assurez-vous de dater tous les enregistrements.
Gardez les dossiers à jour. La mise en place des classeurs n’est que la première étape. Vous devez tenir les informations à jour en conservant au moins trois ans de résolutions des membres ou des actionnaires.
Conseils
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Des exemples de procès-verbaux et autres documents professionnels sont disponibles en ligne. Vous pouvez également acheter des modèles d'enregistrement d'entreprise génériques auprès de diverses sociétés spécialisées dans l'intégration de nouvelles entreprises.
Attention
Si vous ne conservez pas des dossiers adéquats pour votre petite entreprise, celle-ci risque de perdre son statut d'entreprise.
