Diriger une réunion n'est pas toujours facile. Les gens sont réputés pour ne pas aimer les réunions, les ignorer et ne pas prêter attention quand ils assistent à la réunion. Si vous devez animer une réunion, la mise en œuvre de plusieurs étapes de bon sens garantira à vos participants que votre réunion en valait la peine et qu'elle est efficacement dirigée.
Communiquez la date et l’heure de la réunion longtemps à l’avance afin que les participants puissent garder leur emploi du temps clair. En outre, envoyez un rappel par courrier électronique la veille. Enfin, une annonce sur l'interphone 15 minutes avant est utile. Cela minimise la probabilité que quiconque oublie d'y assister.
Commencez à l'heure. Cela montre du respect pour les personnes ponctuelles. Reconnaître les retardataires avec un signe de tête, le cas échéant. Il n'est pas nécessaire de mentionner les retards pendant la réunion.
Organisez votre technologie à l'avance et assurez-vous que tout fonctionne correctement. Pour les participants, rien n’est pire que de vous regarder lutter pendant 15 minutes avec votre ordinateur portable.
Ayez un ordre du jour, soyez aussi bref que possible et respectez-le. Envoyez l'ordre du jour par courrier électronique à l'avance afin que les participants puissent y réfléchir. Lors de la réunion, si quelqu'un s'éloigne de l'ordre du jour, dites: "Pensons à l'idée d'inscrire cette préoccupation à l'ordre du jour de notre prochaine réunion."
Assurez-vous que le but de votre réunion est très clair. L'ordre du jour devrait vous aider, mais vous devez clarifier davantage. Assurez-vous de bien comprendre si votre but est de résoudre un problème, de discuter des options ou de dispenser une formation. Assurez-vous que tout le monde sait exactement pourquoi ils sont présents.
Rappelez-vous que les gens apprennent de différentes manières. Utilisez une variété de supports - visuels, auditifs, voire physiques - pour faire passer vos arguments.
Demandez aux personnes d’écrire toutes les idées additionnelles qu’elles ont eues sur le sujet et de les laisser en pile à la fin de la réunion. Ensuite, fournissez à chaque participant une copie papier du compte rendu de la réunion ou un courrier électronique à la place.
Conseils
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Si la réunion dure plus de 30 minutes, envisagez de mettre des chocolats sur les tables pour les participants.
Attention
Évitez de sortir du sujet. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles les gens considèrent que les réunions sont une perte de temps.
