À un moment donné, la plupart des professionnels des affaires devront donner une présentation pour une réunion. La présentation peut être plus informelle, si une personne rencontre son service, ou extrêmement formelle lors de réunions ou de conventions à l’échelle de l’entreprise. Les présentations peuvent prendre beaucoup de temps à préparer. De plus, les gens sont généralement un peu nerveux avant une présentation. Cependant, il existe quelques conseils clés sur la présentation de réunion qui peuvent aider tout le monde à faire une présentation très percutante.
Sélectionnez le bon public
Sélectionnez l'article approprié pour votre réunion et votre présentation, en fonction de l'article "Making Business Presentations Work" sur businessknowhow.com. Pensez à tous les employés concernés par votre travail et votre présentation. Si vous êtes directeur de la recherche marketing, invitez les directeurs et responsables financiers de marques, de publicités, de développement de produits et de finances à assister à votre réunion. Prévenez tout le monde au moins quelques semaines à l'avance par courrier électronique. Informez les participants des objectifs clés de la réunion et de la durée approximative de la réunion.
Faire participer tout le monde
Si vous planifiez une réunion de longue durée, invitez certains des gestionnaires et administrateurs à présenter leurs propres informations, en particulier si vous avez besoin de leur avis pour prendre des décisions. Vous contrôlerez l'ordre du jour de la réunion et préparerez la salle de réunion. Par exemple, si votre réunion est programmée de 8 heures à midi, vous devrez programmer l'heure de la présentation de chacun. Vous devrez également déterminer quels types d’équipements seront nécessaires, tels que les projecteurs pour ordinateur portable, les projecteurs de diapositives et les écrans.
Choisissez le meilleur format pour votre présentation
Votre présentation devrait être la clé de la réunion. Tous les autres sujets doivent être liés à votre discussion. Par conséquent, présentez d'abord vos informations. Toutefois, lors de la préparation de votre présentation, assurez-vous d’avoir une ouverture, un corps et une fin proche de celle-ci, selon businessknowhow.com. En ce qui concerne l’attribution de temps, votre ouverture devrait représenter environ 10 à 20% de votre présentation. Votre introduction devrait inclure les points clés que vous prévoyez de discuter dans le corps de votre présentation, qui représentera jusqu'à 75% de votre présentation. Ouvrez avec une déclaration, une blague ou un clip vidéo humoristique lié à votre sujet. Cela attirera l'attention des gens et vous aidera à vous détendre, si vous avez un trac avant la réunion. Un exemple d’organe de présentation pourrait être les commentaires des clients clés que vous avez reçus lors d’une récente enquête de satisfaction. Fermez votre présentation avec quelques recommandations, puis allouez cinq minutes aux questions.
Gardez vos diapositives simples
Décidez si vous allez faire une présentation pour ordinateur portable ou utiliser des diapositives. Les présentations sur ordinateur portable ont généralement plus d'impact. Préparez huit à 12 diapositives pour votre présentation. Utilisez des lettres assez grandes pour que les gens puissent les lire, telles que les polices 32 points. Limitez vos diapositives à plusieurs points. Utilisez beaucoup d'espace vide. Vous devez également utiliser des images et des couleurs pour créer un impact, ce qui vous aidera à garder l'attention du public.
Maintenir un contact visuel
Toujours garder un contact visuel avec votre public. Si vous utilisez un pointeur à l'écran, pointez sur la puce dans laquelle vous discutez, mais regardez vers votre auditoire lorsque vous parlez. Aussi, parlez fort et distinctement. Allez à un rythme modéré et ne parlez pas trop vite, afin que les gens vous comprennent et ne vous demandent pas de vous répéter.
