Robert Kent, ancien doyen de la Harvard Business School, a déclaré: "Dans les affaires, la communication est primordiale". Souvent appelée compétence douce, la communication constitue un lien essentiel entre toutes les fonctions essentielles d'une organisation. Lorsque le personnel et l’administration s’engagent efficacement dans toutes les formes de communication écrite et orale, l’organisation améliore sa rentabilité et sa crédibilité au sein du monde des affaires.
Normaliser les méthodes de communication. Chaque personne au sein d’une organisation a un style de communication préféré: courrier électronique, messagerie vocale, mémos, intranet de la société ou conversations face à face. Des problèmes surviennent lorsque les employés s’appuient fortement sur une méthode particulière, telle que les mémos, et évitent de traiter directement avec des collègues. Si vous êtes responsable ou superviseur, indiquez clairement à tous les employés la méthode de communication préférée pour des situations spécifiques.
Promouvoir plus de communication en face à face. Les employés peuvent habilement communiquer des informations factuelles électroniquement par courrier électronique, intranets, fax et messagerie vocale. Mais ils doivent utiliser une approche plus directe face aux émotions humaines. par exemple, promotions, rétrogradations, réprimandes, divergences d'opinion et messages de félicitations.
Pratiquez l'écoute active. Aller au-delà d'écouter uniquement le contenu du discours d'un individu. Écoutez toute la personne en observant attentivement les expressions du visage, les gestes et les changements de posture. Écoutez sans jugement et évitez d'interrompre. À intervalles appropriés, reformulez ce que vous pensez avoir entendu et demandez à l'employé de lui fournir des éclaircissements supplémentaires.
Respectez la diversité. Le lieu de travail n’est plus homogène; les employés reflètent des différences d’âge, de race, d’origine ethnique, de capacités physiques et d’orientation sexuelle. En tant que responsable ou superviseur, vous devez connaître les différents styles de communication et de travail. Par exemple, certains employés asiatiques peuvent ne pas être à l'aise avec le contact visuel direct. Dans ces cas, la communication en face à face peut être gênante et stressante.
Augmenter la participation des employés lors des réunions. Désigner un animateur différent à chaque réunion. cela donnera à chaque employé l'occasion d'améliorer ses compétences en leadership et en communication. Commencez chaque réunion avec un brise-glace différent et sollicitez activement les opinions des employés les plus calmes.
