Souvent, dans les affaires, nous devons inclure une lettre d'accompagnement qui accompagnera un rapport plus volumineux pouvant être envoyé par courrier, livraison spéciale ou même par courrier électronique. Une lettre d'accompagnement officielle a un objectif très spécifique et doit être rédigée de manière à en présenter et en décrire le contenu, à rappeler le thème principal du rapport et à indiquer les prochaines étapes ou actions à entreprendre.
Écrire une lettre de motivation
Utilisez le papier à en-tête de la société pour rédiger la lettre de couverture du rapport, compte tenu de l’importance du document qu’elle accompagne. Même si vous utilisez un courrier électronique fixe, traitez-le comme une lettre d'accompagnement papier en incluant une image du logo de la société sur la page de courrier électronique.
Incluez la date du jour ainsi que l’adresse, y compris le nom et le prénom, le titre, le nom de l’entreprise, les adresses de rue et de ville, le code postal. Utilisez la salutation «Cher» suivie d’une salutation formelle telle que les abréviations «Monsieur, Madame» ou «Madame» si la personne est un étranger ou «Cher» avec le prénom et / ou le nom de famille du destinataire si la personne est connu.
Énoncez l’objet de la lettre dans le corps de la lettre en utilisant des mots tels que «Cette lettre fournit le (nom du rapport) à des fins de révision ou de commentaire (ou quelle que soit l’action souhaitée). Saisissez cette opportunité pour résumer brièvement le sujet du rapport. Essayez de résumer le but du rapport aussi succinctement que possible - en une ou deux phrases maximum.
Notez la conclusion du rapport ici tout en ne dévoilant pas l’essence des conclusions du rapport. Vous voulez que le lecteur lise le rapport et pas seulement la lettre de motivation. La lettre d’accompagnement devrait stimuler l’appétit du lecteur pour le contenu du rapport final.
Ayez une conclusion formelle ou une section sur les prochaines étapes où vous indiquez quelles sont les actions souhaitées par le destinataire. Voulez-vous qu'ils transmettent le document ou le signent ou coordonnent une réunion plus importante pour présenter les résultats? Soyez très précis sur les prochaines étapes, ainsi que sur le jour et la date si une action tenant compte du temps est requise.
Terminez la lettre d'accompagnement par une approbation formelle telle que Cordialement, Très sincèrement ou Cordialement. Indiquez le nom et le titre de l’auteur de la lettre. Dressez la liste des noms des autres personnes qui recevront le rapport et la lettre de motivation.
