Chaque demande de proposition doit inclure une lettre d'accompagnement, même si votre offre contient un résumé. Chacune d'elles a un objectif différent. Elles travaillent ensemble non seulement pour créer une bonne impression, mais également pour prouver que vous comprenez à la fois les exigences du client et celles du poste. Cependant, comme une lettre de motivation doit montrer que vous comprenez les exigences clés du client sans devenir une mini-proposition, certaines personnes trouvent qu’il est plus difficile à écrire.
Donner le bon ton
Votre relation avec le client potentiel, et parfois les instructions de la trousse de demande de proposition, déterminent si la lettre doit prendre une tournure formelle ou personnelle. Tant que vous êtes honnête et sincère, les lettres personnalisées dans lesquelles vous complimentez et remerciez le client sont souvent les plus efficaces. Par exemple, inclure des déclarations telles que "Je souhaite saisir cette occasion pour vous remercier de votre aide" et "Votre aide et vos conseils se sont révélés inestimables" dans le corps de la lettre.
Format et style
En utilisant du papier à en-tête et un format de lettre commerciale, divisez la lettre en trois sections: une introduction, un corps et un bref paragraphe de clôture. Utilisez une police avec empattement, telle que Garamond, Georgia ou Times New Roman, car beaucoup de personnes trouvent que les polices empattées sont plus faciles à lire. Limitez votre lettre de motivation à pas plus d'une ou deux pages.
L'ouverture
Ouvrez la lettre d’accompagnement avec une brève déclaration liminaire pertinente du type «Vous trouverez ci-joint la proposition que je vous ai promise» ou «J’ai eu plaisir à discuter avec vous de votre projet. exigences motivant la demande de propositions. Indiquez au lecteur si la proposition comprend des pièces jointes et, le cas échéant, soulignez brièvement le contenu et terminez l'introduction en précisant le délai de validité de l'offre de prix.
Le corps
Incluez dans le corps de la lettre toute information requise, telle que l’historique de votre entreprise, ses qualifications ou les références que la RFP peut demander. Concentrez le reste de la lettre sur quatre des principaux besoins de la clientèle. Par exemple, utilisez des puces pour résumer comment votre produit ou service répondra aux besoins les plus importants du client. Ensuite, développez chaque point dans les paragraphes restants.
La fermeture
Dans le dernier paragraphe, veillez à fournir des informations complètes sur la personne à contacter, notamment son nom, son titre, son adresse, son numéro de téléphone, son numéro de fax et son adresse électronique. Incluez une «étape suivante» ou une incitation à l'action, telle que «Je vous contacterai plus tard cette semaine pour répondre à vos questions» ou «Je vous appellerai la semaine prochaine pour discuter de cette proposition». Terminez avec une expression polie et votre nom et titre.
