La coordination de projet fait généralement référence à la planification et à la gestion de plusieurs tâches simultanément. La coordination est essentielle pour une entreprise qui gère deux projets liés ou plus. Les projets varient en fonction des objectifs de l'entreprise, mais peuvent inclure le lancement d'un nouveau produit ou l'extension des services dans de nouveaux domaines. Un coordinateur de projet assume souvent différents rôles et responsabilités, en fonction du secteur d'activité, de la taille de l'entreprise et de l'objectif du projet. Par exemple, les entreprises peuvent désigner des coordinateurs de projet distincts pour gérer les affaires nationales et internationales; tandis que les petites entreprises peuvent intégrer des tâches de base de coordination de projet dans un rôle de gestion. Les coordinateurs de projet peuvent servir de décideurs ou d’assistants aux responsables principaux.
Les bases
La portée du projet (par exemple, l’intégration de projets avec différentes équipes ou la considération d’options alternatives) et le calendrier (à court et à long terme) représentent des caractéristiques essentielles, en particulier dans la mesure où une coordination efficace nécessite une planification à long terme et une exécution transparente. Par exemple, si votre entreprise a l'intention d'ouvrir un nouveau site, vous devez prévoir avec précision le temps nécessaire pour construire un magasin, obtenir les permis nécessaires, acheter du mobilier ou du matériel, ainsi que pour embaucher et former un personnel suffisant. Ainsi, un retard dans la réception des fournitures essentielles peut affecter tout un projet, par exemple en ajoutant des coûts supplémentaires.
Employés
Pour maintenir l'efficacité, envisagez de désigner une personne ou une équipe de personnes comme coordinateur de projet. Les coordinateurs de projet doivent avoir de solides compétences en résolution de problèmes afin de pouvoir anticiper les situations ou les retards imprévus. En outre, ils devraient pouvoir interagir et négocier avec différents types de personnes. Si un projet implique de travailler avec une entreprise au Mexique, les coordinateurs doivent comprendre que les coutumes des entreprises diffèrent entre celles du Mexique et celles des États-Unis. Si vous ne pouvez pas créer un rôle de coordinateur de projet indépendant, ajustez les tâches du coordinateur de projet afin qu'il serve d'assistant à l'équipe de direction. Par exemple, un assistant de projet pourrait planifier des réunions, préparer des ordres du jour et évaluer les progrès accomplis dans l'objectif global de soutenir l'efficacité du projet.
Logiciel
Intégrez des logiciels pour augmenter votre efficacité, par exemple pour gérer les fichiers de projet et gérer les informations clés. Pour certains projets, les feuilles de calcul, les graphiques ou les tableaux muraux fonctionnent efficacement. Vous utilisez également des programmes tels que Microsoft Excel ou Project, ou même développez des logiciels propriétaires. Par exemple, vous pouvez concevoir un programme qui se concentre sur un aspect important, tel que les coûts totaux du projet engagés ou les problèmes de contrôle de la qualité. Assurez-vous que les informations sur le projet restent facilement accessibles aux participants clés.
Considérations
Certains projets impliquent des personnes de différentes organisations ou entreprises qui travaillent ensemble pour atteindre un objectif similaire. Analysez en permanence les risques du projet, par exemple si un membre de l'équipe est incapable d'obtenir un permis ou de livrer des fournitures à temps. La coordination du projet doit inclure des plans d'urgence pouvant être rapidement mis en œuvre si nécessaire.
La gestion
Les étapes de coordination du projet comprennent généralement la création d'un objectif général, la planification des tâches essentielles, ainsi que l'exécution et le contrôle du projet. Développez une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) ou STEP (sociale, technologique, économique et politique) à travers différentes étapes pour évaluer les progrès du projet.
