Les agents de sécurité ont besoin d'un ensemble de politiques et de procédures établies pour les guider dans leurs actions. Cet ensemble de procédures devrait figurer à chaque poste établi à titre de référence et devrait faire l'objet d'une lecture obligatoire. Ces protocoles sont livrés en formation et reconnus par l'agent. Les écarts par rapport à ces protocoles établis ouvrent la porte à la responsabilité et aux litiges pour toutes les personnes impliquées.
Importance
L’importance des protocoles en place pour les agents de sécurité est primordiale. Sans une politique définie sur laquelle les officiers peuvent se fier, cela laisse trop de place aux officiers pour "se réconcilier au fur et à mesure" - souvent en méconnaissance des lois et mandats locaux ou des meilleures pratiques conçues pour limiter la responsabilité.
Types de protocoles
Trois types de protocoles sont en place pour les responsables de la sécurité: les manuels de politiques et de procédures, les ordres de mission et les journaux de transmission. Chacun de ces protocoles s’adresse à différents niveaux de l’organisation, allant de l’ensemble de la société au site individuel et enfin aux postes spécifiques de chaque site.
Politique générale et procédures
Le protocole parent du responsable de la sécurité est le manuel des politiques et procédures. Ce manuel décrit les attentes de base et les directives pour les responsables de la sécurité dans l’ensemble de la société. Il est préparé à partir des meilleures pratiques et généralement revu par une équipe de ressources humaines ou une entreprise, ainsi que par un expert en droit du travail. Ce manuel est introduit dans la formation, ses principes expliqués en termes simples, son contenu reconnu et suivi.
Commandes postales
Lorsque l'agent de sécurité atteint son lieu de travail, il rencontre un poste très spécifique qui nécessite des protocoles très spécifiques. La méthode abordée avec la responsabilité est à travers le concept de post-commande. Ces commandes écrites, correctement mises en œuvre et examinées par l’élément de gestion, décrivent exactement le «quoi, quand, où et comment» la mission est gérée avec le moins d’ambiguïté possible. Lors de la prise de fonction pour la première fois, le responsable de la sécurité doit lire les ordres et vérifier les modifications éventuelles pour s’assurer qu’il est conforme aux ordres.
Journaux Pass-Down
Le journal de transmission est un protocole important dans lequel les informations "en temps réel" les plus récentes sont conservées. Il s’agit d’une solution miracle pour tout problème intéressant un nouvel officier qui n’est pas traité dans le manuel générique des politiques et des procédures, ni dans les ordres de poste spécifiques. Par exemple, si la poste est informée que «le camion en ciment rouge portant la plaque d'immatriculation 12345 doit être autorisé à entrer avec un laissez-passer mardi uniquement», cette information est enregistrée dans le journal de transmission. Cela permet de modifier momentanément les ordres de poste pour cette exception.
Longueur des protocoles
Le protocole destiné aux agents de sécurité, qu'il s'agisse d'ordres de poste ou de politiques et procédures, doit être suffisamment long et approfondi pour fournir des indications générales dans la plupart des scénarios. Il faut toutefois éviter de créer des documents inutilement longs et trop spécifiques. Les protocoles trop lourds, voire contradictoires, risquent de semer la confusion chez les officiers qui se retrouvent souvent très éloignés de ceux qui ont rédigé les ordres.
