La création d'un tableur de suivi pour enregistrer les économies et l'évitement des coûts permet à votre organisation de générer des rapports précis sur les économies «matérielles» et «matérielles». Les économies substantielles sont présentées sous forme de coût inférieur à celui d'une année précédente. Les économies douces sont moins tangibles et peuvent inclure la négociation d'une augmentation moins coûteuse d'un fournisseur ou d'une formation "gratuite" accompagnée d'une augmentation de tarif. L'élaboration d'un tableur permettant de suivre les économies réalisées est essentielle pour inciter les responsables des achats.
Articles dont vous aurez besoin
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Programme tableur
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Dépenses d'exploitation passées
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Les contrats
Regroupez les dépenses d’exploitation en catégories logiques. Les catégories peuvent être classées par type, telles que le regroupement de tous les utilitaires. Si plusieurs employés sont responsables des achats, regroupez les dépenses par le responsable.
Tapez dans la rubrique "Dépenses" dans la première cellule de la feuille de calcul. Ci-dessous, entrez le nom d'une catégorie, puis indiquez les noms des dépenses dans les cellules ci-dessous. Répétez pour chaque catégorie.
Dans la colonne suivante, saisissez l'en-tête de colonne «Résultats réels» et l'année. En dessous, entrez les dollars dépensés dans la cellule à droite de chaque nom de dépense. Étiquetez la colonne suivante «Ajustements» et entrez toute augmentation ou diminution contractuelle dans la même ligne de dépense que celle à laquelle elle s'applique. Nommez la colonne suivante «Indice de référence» et entrez une formule pour multiplier les montants réels par un, plus le rajustement: (réel * (1 + rajustement)).
Identifiez la quantité d'articles produits l'année dernière et la production prévue pour l'année suivante. En haut de la ligne suivante, saisissez «À l'unité». Pour toutes les dépenses applicables, telles que le matériau et la main-d'œuvre, entrez une formule pour ajuster l'indice de référence aux nouvelles quantités: (Indice de référence / Quantité l'année dernière * Quantité de cette année).
Tapez "Résultats" et l'année en cours dans la ligne du haut de la colonne suivante et laissez-le vide jusqu'à ce que les montants des dépenses réelles soient connus. Intitulez la colonne suivante «Différence». Pour chaque dépense, entrez une formule soustrayant la dépense réelle de cette année du chiffre de la colonne de référence.
Après chaque catégorie, insérez deux lignes vides. Sur la première ligne, tapez «Sous-total». Dans la cellule à côté, tapez une formule pour ajouter toutes les dépenses de cette catégorie et copiez-la dans toutes les colonnes de la feuille de calcul. Après la dernière catégorie, saisissez «Total» dans la première colonne et dans la cellule à côté de celle-ci, entrez une formule pour ajouter tous les sous-totaux de catégorie. Copier ceci dans toutes les colonnes de la feuille de calcul.
Entrez les dépenses au fur et à mesure que les nouveaux contrats sont signés ou que les factures réelles sont reçues. Insérez des lignes supplémentaires pour toute nouvelle dépense ou pour enregistrer les économies réalisées.
Conseils
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Améliorez la prise en charge totale des coûts en décidant à l’avance de la manière dont les économies seront récompensées. Les décisions clés sont de savoir si les employés seront récompensés sur leurs économies nettes pour toutes leurs dépenses et sur les économies incorporelles qui affectent une autre catégorie. La colonne d'ajustement peut également être utilisée pour définir des objectifs. Mettre le pourcentage d'économies souhaité pour chaque catégorie créera des objectifs de référence pour chaque dépense. Assurez-vous d'inclure les améliorations de processus qui entraînent une réduction des frais d'exploitation ou une réduction des heures de travail.
