La comptabilité comprend quatre phases principales: l'enregistrement, la classification, la synthèse et l'interprétation des données financières. La communication peut ne pas être formellement considérée comme une des phases de la comptabilité, mais c'est aussi une étape cruciale. Toutes les informations comptables doivent être correctement communiquées aux parties appropriées après l'analyse. Les rapports comptables doivent être préparés et distribués et doivent inclure le compte de résultat et le bilan de base, ainsi que des informations supplémentaires, notamment des ratios comptables, des diagrammes, des graphiques et des relevés des flux de fonds.
Enregistrement
L'enregistrement est une phase de base de la comptabilité appelée également comptabilité. Au cours de cette phase, toutes les transactions financières sont enregistrées de manière systématique et chronologique dans les livres ou bases de données appropriés. Les enregistreurs comptables sont les documents et les livres impliqués dans la préparation des états financiers. Les enregistreurs comptables comprennent les enregistrements des actifs, des passifs, des grands livres, des journaux et autres documents justificatifs tels que des factures et des chèques.
Classement
La phase de classification de la comptabilité implique le tri et le regroupement d’articles similaires sous le nom, la catégorie ou le compte désigné. Cette phase utilise une analyse systématique des données enregistrées dans laquelle toutes les transactions sont regroupées au même endroit. Par exemple, les "frais de déplacement" peuvent être une catégorie utilisée par les comptables pour classer les frais liés aux déplacements de l'entreprise. Le terme «grand livre» désigne le livre dans lequel les classifications sont enregistrées.
Résumant
La phase de synthèse de la comptabilité consiste à récapituler les données après chaque période comptable, telle qu'un mois, un trimestre ou une année. Les données doivent être présentées d'une manière facile à comprendre et à utiliser par les utilisateurs externes et internes des états comptables. Les graphiques et autres éléments visuels sont souvent utilisés pour compléter les données de texte.
Interprétation
La phase d’interprétation du processus comptable concerne l’analyse des données financières et constitue un outil essentiel pour la prise de décision. Cette dernière fonction interprète les données enregistrées de manière à permettre aux utilisateurs finaux d’émettre des jugements utiles sur les conditions financières d’un compte professionnel ou personnel, ainsi que sur la rentabilité des opérations commerciales. Ces données sont ensuite utilisées pour préparer les plans futurs et définir les politiques d'exécution des plans financiers.
