L'argent est la pierre angulaire de toute entreprise et il est difficile de réussir sans un bon contrôle du flux de vos revenus. Une partie de ce processus génère suffisamment de revenus pour être rentable et maintient un contrôle étroit de vos coûts. À un niveau encore plus fondamental, cela signifie contrôler qui a accès aux comptes bancaires de l'entreprise et dans quelles conditions.
Conseils
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Un titulaire de compte est la personne qui accepte la responsabilité légale de gérer le compte.
Titulaire du compte dans une entreprise individuelle
Si vous exploitez une entreprise individuelle, la gestion de votre compte bancaire est simple. Vous serez le titulaire du compte, comme vous le feriez s'il s'agissait de votre compte personnel. Vous l'installerez de la même manière, avec votre identifiant personnel et votre numéro de sécurité sociale.
Vous fournirez également deux informations supplémentaires spécifiques à votre entreprise: votre numéro d'identification d'employé auprès de l'IRS - vous en aurez besoin si vous avez des employés ou envisagez de les avoir - et, le cas échéant, le nom fictif sous lequel vous faites affaire.. Votre nom est sur le compte, vous êtes donc le titulaire du compte par définition légale.
Gardez-les séparés
Lorsque votre entreprise se compose uniquement de vous, vous pouvez être tenté de sauter tout le processus de création d'un compte séparé pour l'entreprise et d'utiliser simplement l'un de vos comptes personnels à ces deux fins. Ce n'est pas que vous ne peut pas le faire ou que d'autres personnes ne pas faites-le, mais c'est une très mauvaise idée.
Votre comptable et vous-même aurez du mal à séparer vos transactions professionnelles de vos transactions personnelles et cela vous occasionnera beaucoup de travail supplémentaire à la fin de l'année et au moment de la déclaration de revenus. Ce n'est pas durable si vous envisagez de développer votre entreprise. Il est donc plus judicieux de faire les choses correctement dès le départ.
Donner à quelqu'un d'autre un accès
Dans la plupart des entreprises, il arrivera un moment où vous serez trop occupé pour tout faire vous-même. À ce stade, vous devrez donner à quelqu'un d'autre l'accès aux comptes bancaires afin qu'il puisse gérer au moins les transactions courantes et les paiements de facture pour vous. Ces personnes ne seront pas titulaires de compte comme vous, mais vous leur déléguerez un certain pouvoir pour effectuer des opérations de banque en votre nom.
Dans les grandes entreprises, les personnes que vous choisissez peuvent être des dirigeants ou des membres clés de votre équipe de comptabilité. Dans une petite entreprise, cela peut être aussi simple que de donner à votre seul employé le pouvoir de signature. Votre banque enregistrera leurs identifiants personnels et leurs numéros de sécurité sociale comme s'ils étaient titulaires d'un compte.
Titulaires de compte en partenariat
La création de comptes bancaires dans un partenariat est un processus assez similaire. Chaque partenaire fournit une identification personnelle ainsi que le numéro d'identification de l'employé de la société et son nom fictif. Dans ce cas, vous devrez également fournir une copie de la convention de partenariat et du certificat d'enregistrement s'il s'agit d'une société en commandite.
Tout partenaire détenant plus de 25% du capital et le contrôleur important qui assume la responsabilité principale de la gestion de l'entreprise doit fournir des informations supplémentaires. Dans certains cas, par exemple un groupe de médecins exploitant conjointement une clinique, chaque partenaire peut avoir un compte principal séparé mais un accès partagé à un numéro de compte secondaire pour ses opérations collectives.
Accès au compte dans d'autres structures d'entreprise
Les grandes sociétés constituées en société ouvrent des comptes bancaires de la même manière, l’autorité de contrôle importante et toute personne possédant 25% ou plus des actions fournissant à la banque des informations personnelles supplémentaires.
Dans ces cas, la société peut également fournir à la banque un contrat d’exploitation précisant le responsable de la gestion de la société et un document appelé résolution bancaire précisant les personnes habilitées à établir des comptes et des services auprès de la banque, et dans quelles conditions. Plus la taille de l'entreprise est grande, plus les opérations bancaires quotidiennes et la rédaction des chèques sont susceptibles d'être effectuées par des gestionnaires ou des comptables de niveau relativement peu élevé, par opposition aux propriétaires ou à la haute direction.
Établissement des contrôles
Il est important de contrôler l'utilisation de vos comptes bancaires, en particulier les chèques et les pouvoirs de paiement. Cela peut être aussi simple que de garder sous clé les contrôles physiques de l'entreprise et de limiter les clés à quelques personnes de confiance. Dans les grandes entreprises, cela n’est pas pratique, mais vous pouvez choisir de configurer votre logiciel de comptabilité de sorte que seules des personnes spécifiques puissent imprimer des chèques. Un autre contrôle courant consiste à exiger une deuxième signature autorisée sur les chèques d’un montant supérieur à un montant donné, ce qui réduit le risque de fraude ou de détournement de fonds.
