En tant qu'actionnaire, voire même en tant que client, vous avez le droit de communiquer avec le conseil d'administration d'une entreprise. Vous pourriez le féliciter pour son excellent travail ou déposer une plainte constructive pour améliorer les biens ou les services fournis par la société. Quelle que soit la situation, vous devez respecter certaines conventions lorsque vous contactez un membre de l'échelon supérieur de l'entreprise. Avec un peu de chance, vous obtiendrez bientôt une réponse et obtiendrez le changement souhaité.
Considérations
Comprendre la mentalité de nombreux membres du conseil d’entreprise. Ils ne sont pas arrivés au 50ème étage en étant timbrés. Les membres du conseil d'administration sont généralement des personnes intelligentes et travailleuses qui ont fréquenté un collège (y compris une école de commerce) et ont gravi les échelons dans la hiérarchie de l'entreprise. Essayez de communiquer en termes clairs et professionnels pour les atteindre. Selon l’Université de Caroline du Nord, vous devez supposer que la personne qui lit votre lettre dispose d’un délai limité pour examiner votre lettre; essayez donc de ne pas vous perdre dans le temps.
Mise en forme
Employer le format de lettre commerciale standard. Ce n’est pas difficile à faire et indique à la membre du conseil (et à sa secrétaire) que vous êtes probablement une personne raisonnable et rationnelle dont les préoccupations doivent être prises en compte. Commencez par votre adresse complète et d’autres informations de contact, puis indiquez la date, puis l’adresse du membre du conseil. La prochaine partie de la lettre est la salutation. Essayez d'éviter les titres basés sur le genre. Par exemple, commencez une lettre avec Chris Bridges par «Cher Chris Bridges». Si vous utilisez «Monsieur», vous courez le risque de vous tromper dans le cas où «Chris» est un raccourci pour «Christine».
Ton
Écrivez sur un ton calme et professionnel, même si vous êtes contrarié. Pour vérifier cela, mettez votre lettre de côté pendant quelques jours et lisez-la quand vous êtes à l’état froid. Si vous êtes toujours inquiet, demandez à un ami de lire votre lettre pour rechercher un langage incendiaire.
Objectif
Établissez dans le premier paragraphe complet pourquoi vous écrivez et vos qualifications. Cela peut être très simple: «Je vous écris en tant qu’actionnaire pour exprimer mon mécontentement face à la décision du conseil d’administration de…». En l’informant que vous êtes actionnaire, il sait immédiatement qu’il ne doit pas simplement vous ignorer.
Preuve
Fournissez les preuves dont vous disposez pour étayer votre demande. Fournissez autant de détails que possible pour permettre au membre du conseil d’agir avec votre problème spécifique. Par exemple, «la dernière fois que votre entreprise a investi dans des titres adossés à des créances hypothécaires, les bénéfices de l'année suivante ont été déprimés de 50%."
Effets
Proposez aux membres du conseil d’administrer un plan d’action, même s’il s’agit simplement de vous répondre à propos de votre préoccupation. Bien que le VIP puisse refuser votre demande, il devrait être facile pour elle de déterminer ce que vous voulez. "J'aimerais recevoir des enregistrements des dernières transactions de l'entreprise…"
Emballer
Terminez votre lettre avec les brèves attentions habituelles attendues par les hommes d’affaires. Par exemple: «J'attends votre réponse avec impatience et je vous remercie de votre attention sur cette question.» C’est une petite chose, mais c’est important: signez votre nom clairement et avec audace à la fin de la lettre.
