Les mémos de paie fournissent aux employés des informations sur les nouvelles modifications apportées à la politique de l'entreprise et rappellent aux employés la politique en vigueur. Par exemple, si les employés oublient habituellement de signer leur carte de pointage, un bref mémo peut leur rappeler l'obligation. Si, à cause d'un jour férié, les chèques seront disponibles un jour à l'avance, vous pouvez utiliser un mémo pour en informer les employés. Envoyez uniquement des mémos au personnel nécessaire. Le service de la paie devrait inclure des mémos de paie avec les chèques de paie ou les relevés de revenus des employés pour garantir que les employés reçoivent le mémo.
Écrivez le titre. Inclure la date, les destinataires, de et le sujet. Par exemple: 12/01/2020 À: Tous les employés De: Département de la paie Objet: Dépôt anticipé
Écrivez le corps du mémo. C'est la raison pour laquelle vous écrivez le mémo. Par exemple, "En raison des vacances de Noël, les chèques de paie seront disponibles le 23". Mettez vos paragraphes en espace unique et, si votre mémo en contient plusieurs, double espace après chaque paragraphe.
Écrivez votre fermeture. Bien que vous n’ayez pas besoin d’être aussi formel que dans une lettre professionnelle, incluez une déclaration de clôture et le nom de votre département. Par exemple, "Si vous avez des questions, veuillez contacter le service de la paie. Merci." Indiquez un numéro de téléphone si votre service dispose de son propre poste.
Conseils
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Lorsque vous envoyez une note à tous les employés pour leur rappeler la politique de l'entreprise, prenez en compte le fait que certains employés exécutent l'action correctement pour éviter de la formuler durement. Par exemple, "Juste un rappel rapide de la politique de l'entreprise selon laquelle les employés doivent signer leur carte de pointage. Merci!" Les notifications de changement de politique doivent être simples et pertinentes, mais indiquez vos informations de contact pour les questions. Par exemple, "À compter du 28/02/12, les employés doivent convertir leurs remboursements chaque semaine. Si vous avez des questions, veuillez contacter Susie au poste 210. Merci." Si vous envoyez une copie du mémo à une autre personne, telle que le propriétaire de la société, insérez une ligne CC sous le sujet du nom de la personne. La Texas A & M University recommande l’utilisation de sous-titres pour les mémos de plus de trois paragraphes. Utilisez le papier à en-tête de la société sur vos mémos pour aider le lecteur à savoir qu’il s’agit d’un mémo officiel. Recevez l'approbation de votre responsable de département ou du propriétaire de l'entreprise avant d'envoyer des mémos.
Attention
Les mémos écrits dans des polices inhabituelles peuvent être difficiles à lire et peu professionnels. Utilisez une police standard et alignez le texte avec la marge de gauche pour une meilleure lisibilité.Même si le mémo est une plainte, faites attention aux mots que vous choisissez lorsque vous écrivez. Maintenez votre professionnalisme en tout temps.
