L'introduction d'un nouveau logiciel nécessite généralement un programme pilote de mise en œuvre afin de tester la manière dont les processus existants seront exécutés sur le nouveau logiciel et de s'assurer que les améliorations prévues seront réalisées. Après avoir suivi une formation sur le nouveau logiciel, l’équipe de projet dirige le projet pilote et crée des diagrammes graphiques des flux de travaux des processus impliqués, y compris les flux de travaux actuels et proposés. Ces représentations graphiques constitueront la base de la formation des utilisateurs pour l’utilisation des nouveaux systèmes. Les avantages des projets pilotes incluent la réduction des risques, l'amélioration des processus métier et l'apprentissage approfondi du logiciel.
Réduction de risque
La réalisation de programmes pilotes avant la mise en œuvre effective du nouveau logiciel réduit les risques d’échec, d’erreurs, de retard et d’arrêt des activités. Les tentatives d'utilisation du logiciel pour gérer l'entreprise immédiatement après une formation à un logiciel générique présentent un risque d'échec élevé en raison des nombreuses nuances imprévues impliquées dans la tentative d'application de la formation générique à un environnement professionnel spécifique. Le projet pilote nécessite de suivre l'ensemble des processus, y compris l'intégration d'autres services. De nombreux ajustements et modifications sont apportés au nouveau logiciel au cours de la période pilote.
Améliorer les processus
Les programmes pilotes permettent à l'équipe de projet d'évaluer les capacités du nouveau logiciel et d'apporter des modifications qui simplifient et améliorent les processus. Si un nouveau logiciel est implémenté sans pilote, l'équipe de projet ne peut pas apporter de modifications ni améliorer les processus sans arrêter tout le système pendant au moins le temps nécessaire pour résoudre les problèmes. Dans cet environnement, l'incitation consiste davantage à reproduire le système actuel qu'à expérimenter des améliorations potentiellement considérables.
Apprenez comment le logiciel fonctionne
Les cours de formation pour vendeurs de logiciels sont conçus pour être de nature générique. Ils ne sont pas conçus pour apprendre à utiliser le logiciel dans un environnement professionnel spécifique. Les cours de formation sont une partie nécessaire du processus de mise en œuvre. L’équipe de projet apprend comment le logiciel sera appliqué aux processus opérationnels pendant le projet pilote. Une fois le projet pilote terminé, les utilisateurs sont ensuite formés à la manière dont le logiciel exécutera les processus métier de l'entreprise.
Matériel d'entraînement
Un des résultats du projet pilote est un graphique de flux de travaux qui montre comment le logiciel sera utilisé pour gérer l’entreprise. Ces flux de travail seront utilisés pour former les utilisateurs. La qualité de ces supports de formation est extrêmement importante. Des documents de flux de travail médiocres entraînent la répétition des efforts du projet pilote et retardent la mise en œuvre.
