Les officiels des clubs sociaux jouent un rôle important en fournissant un leadership aux membres par le biais de la motivation et du coaching. De plus, chaque responsable social fait partie d'une équipe de responsables qui gèrent le club et aident les membres à atteindre les objectifs du club. Le conseil d’administration se compose généralement d’un président de club, d’un vice-président, d’un secrétaire et d’un trésorier. Bien que chaque club puisse avoir son propre manuel de procédures décrivant l’efficacité de la direction du club, les tâches essentielles qui se rapportent au poste délégué de chaque officier restent les mêmes.
Le conseil d'administration
En tant qu'officiel du club, vous êtes responsable de tâches spécifiques liées à votre poste. Cependant, au-delà de la gestion quotidienne d'un club social, les responsables de club doivent également travailler en équipe pour encourager la camaraderie, établir et appliquer des règles et des règlements et résoudre les conflits qui surviennent entre les membres. En outre, vous devez travailler ensemble pour planifier les événements du club et déléguer les responsabilités aux bénévoles. Les officiels de clubs sociaux appartenant à des clubs du monde entier doivent également préparer et archiver des documents pour le siège du club.
Fonctions des officiers présidentiels
Le président de club est responsable du fonctionnement général du club social. Elle dirige toutes les réunions du club, délègue des tâches à tous les autres officiels et supervise les élections aux postes de vice-président, secrétaire et trésorier. La présidente peut rendre compte à une hiérarchie telle qu'un conseil consultatif, un conseil exécutif, un siège social mondial ou le bureau des étudiants, en fonction du club social auquel elle appartient, et tenir à jour les dossiers. Sous le président se trouve le vice-président, qui agit au nom de l'officier présidentiel au même titre si elle ne peut pas exercer ses fonctions. En outre, certains clubs sociaux ont des vice-présidents supplémentaires qui remplacent le secrétaire et le trésorier, ou qui supervisent des domaines tels que les normes de club, l'effectif, l'éducation, les relations publiques, la programmation et les opérations.
Devoirs du secrétaire et du trésorier
Le secrétaire gère la correspondance et conserve tous les dossiers du club, notamment: procès-verbaux des réunions de club, présences, élections, adresses des membres, numéros de téléphone et comptes du club. Bien que certains clubs associent le rôle de secrétaire au trésorier, un secrétaire dédié collecte les cotisations du club, les remet au trésorier du club et assiste parfois aussi le vice-président. Le trésorier gère le compte bancaire du club en déposant tout l'argent dans un compte dédié et en payant les factures autorisées. Il conserve les recettes et les décaissements et prépare des rapports financiers, tels que le classement de documents fiscaux et la tenue de registres financiers à jour.
Officiers nouvellement élus
Si vous êtes un dirigeant de club nouvellement élu, vous pouvez avoir de nombreuses questions relatives à votre rôle. La lecture du manuel du club est un bon point de départ. De plus, le manuel du club servira de guide tout au long de votre mandat. Une première réunion avec des collègues officiers mettra en lumière les projets en cours ou les problèmes pouvant nécessiter votre attention immédiate. De plus, une réunion informelle permet aux officiels de club de planifier et d’avancer. En tant que responsable nouvellement nommé, assistez à tous les séminaires de formation proposés par le club et assurez-vous de recevoir des documents ou des fichiers importants pour votre poste.
