Vous trouverez une variété de types de personnalité dans presque tous les lieux de travail. Dans de nombreux cas, ces personnalités se complètent et permettent d’accomplir efficacement le travail. Cependant, des problèmes peuvent survenir lorsque des personnalités se heurtent, se transformant en argument.
Que vous soyez directement impliqué dans la discussion ou que vous soyez un témoin, vous pouvez être invité à écrire une déclaration à ce sujet. Si vous êtes confronté à ce défi, il est impératif d’écrire une lettre professionnelle indiquant que vous êtes un employé crédible et responsable. Cette lettre peut être enregistrée dans votre dossier d’employé permanent et est un reflet direct de vous.
Évaluer la situation
Prenez des notes sur tout ce qui concerne l’incident en question. Documentez les noms et les rôles de toutes les personnes impliquées, pourquoi vous croyez que le conflit a commencé, la progression des événements, tout dialogue échangé, la date et l'heure, etc. Soyez aussi précis et détaillé que possible. Laissez les opinions en dehors de ces notes et ne vous fiez qu'aux faits.
Commencez votre lettre officielle
Selon le protocole de votre lieu de travail, cette lettre peut devenir une partie de votre dossier d'employé permanent. Vous devez le garder professionnel. Cela commence par taper la date, sautant une ligne, puis le nom, le titre, le nom et l’adresse de votre superviseur. Puis sautez une ligne.
Adresse ta lettre
Tapez "Madame / Monsieur (Nom):" pour vous adresser à votre patron ou au professionnel des ressources humaines auquel vous écrivez la déclaration. Passer une ligne.
Écrivez le corps de votre lettre
Expliquez à votre superviseur ou à votre professionnel des ressources humaines que vous écrivez pour répondre à un argument parmi des collègues de travail spécifiques. Indiquez si vous êtes directement impliqué ou si vous êtes un témoin. Présentez les détails pertinents, y compris les faits dans les notes que vous avez notées précédemment. Résumez tout cela en un à trois paragraphes, en commençant par les faits les plus importants, puis en continuant avec les faits les moins importants. Gardez votre opinion en dehors de cela et n'attaquez pas, n'accusez pas et ne parlez pas négativement de vos collègues.
Écrivez la conclusion de votre lettre
Donnez une évaluation finale de l'incident et expliquez une solution possible, ainsi que votre volonté d'aider à remédier à la situation.
Signe ta lettre
Signez votre lettre avec "sincèrement" ou un autre message d'accueil professionnel, sautez trois lignes et tapez votre nom et votre titre. Signez la lettre après son impression.
Inclure tout matériel pertinent
Si vous avez des courriels pertinents ou d'autres éléments directement liés à l'argument, incluez-les dans votre déclaration.
