Si le rendement d'un employé a commencé à décliner ou si un problème spécifique doit être résolu, envisagez de tenir une séance de conseil. Une séance de conseil vous permet de travailler en tête-à-tête avec l'employé et, avec un peu de chance, d'élaborer un plan d'amélioration. La consultation fait également partie du dossier permanent de l'employé. Si des mesures disciplinaires ou une cessation d'emploi sont nécessaires par la suite, vous aurez l'historique de vos tentatives de rapprochement. Planifiez une séance de conseil avec le souci d'aider l'employé en difficulté et de protéger votre entreprise ou votre employeur.
Choisissez un lieu et une heure privés pour votre séance de conseil. Sélectionnez un moment où les autres employés ne seront pas là pour vous interrompre, comme le déjeuner ou la fin du jour ouvrable.
Faites une liste de ce que vous voulez discuter avec l'employé. Incluez tous les sujets de préoccupation, ainsi que quelques idées pour améliorer les performances. Incluez également les points forts de l'employé dans la liste. Une séance de conseil donne de meilleurs résultats si l’accent est mis sur l’ensemble des performances de l’employé, et pas seulement sur le problème.
Utilisez des termes neutres pour décrire le problème ou les sujets de préoccupation et donnez à l’employé une chance de répondre. Indiquez que vous souhaitez proposer la solution la mieux adaptée aux deux parties. Une séance de conseil est utilisée pour élaborer des plans qui amélioreront la performance de l'employé, et non pour discipliner ou menacer un employé en difficulté.
Présentez la solution ou le comportement que vous souhaitez voir en langage clair. Si vous avez besoin que l'employé se présente au travail à l'heure prévue tous les jours pendant les 30 prochains jours, exprimez-le. Établissez un objectif et une période de temps et écrivez-le.
Écoutez l'employé et maintenez un comportement professionnel. Les employés engagés dans une session de conseil peuvent devenir effrayés, déprimés ou hostiles. Il est donc essentiel de conserver un comportement calme. Laissez l'employé raconter son histoire, s'il y en a une, et écoutez toutes les suggestions ou demandes qui, à son avis, contribueront à améliorer la situation.
Remerciez l’employé de vous avoir rencontré et de chercher une solution.
Rédigez vos notes sur la session et les inclure dans le dossier de l'employé, en indiquant le jour et l'heure d'une réunion de suivi. Envoyez une copie à l'employé si vous le souhaitez, avec un rappel de la solution que vous avez conçue et la date d'une réunion de suivi pour évaluer le succès de la solution proposée.
Conseils
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Bien qu'une séance de conseil soit une interaction formelle entre vous et un employé, soyez vous-même et exprimez vos préoccupations en utilisant un langage normal. Allez droit au but et dites ce que vous voulez dire. Ne vous attendez pas à ce que l'employé devine le problème.
Attention
Ne laissez pas les interruptions ou les distractions s'immiscer dans votre session. Ce sera une période stressante pour vous et l'employé a besoin de toute votre attention.
