Des séances d’information régulières à l’intention du personnel sont un outil de communication essentiel. Au lieu de vous fier à des mémos ou à des courriels, vous adoptez une approche en face à face. Cela offre non seulement des possibilités de fournir des informations pertinentes, mais également de répondre aux questions et de clarifier les malentendus potentiels. Toutefois, contrairement à d’autres types de réunions, les séances d’information se concentrent généralement sur les opérations de l’entreprise ou du projet et ne durent pas plus de 15 à 30 minutes.
Règles de base
Même si les séances d’information sont souvent informelles, les règles de base en matière de bonne conduite et de communication devraient toujours être appliquées. Un laps de temps court impose d’établir des règles qui garantissent que les autres écoutent, qui permettent aux communications de rester précises et professionnelles, et qui encouragent les questions et les retours productifs. De plus, étant donné que les séances d’information se concentrent sur la fourniture de mises à jour et d’autres informations pertinentes, les membres du personnel doivent comprendre que ce n’est pas le lieu de débattre des politiques ou des décisions de la société.
Travailler à partir d'un ordre du jour prédéterminé
Préparez un ordre du jour juste avant le début du briefing. Cela est nécessaire pour s’assurer que le briefing inclut à la fois les éléments standard et les dernières nouvelles. Par exemple, un agenda pour un briefing du personnel avant le quart de travail peut inclure des attributions de tâches, des ajustements de planification et des informations sur les événements survenus au cours du quart précédent. Vous pouvez soit distribuer l’ordre du jour, soit demander aux membres du personnel de prendre des notes. Le but est de vous garder sur la bonne voie et de vous assurer que le briefing est bénéfique.
Commencez avec un Bang
Passez les deux premières minutes de chaque briefing à motiver et à motiver les membres du personnel. Commencez par annoncer de bonnes nouvelles, par exemple féliciter l’équipe d’avoir atteint ses objectifs de vente la veille, accueillir un nouvel employé ou annoncer la date d’une journée d’appréciation des employés. Selon Albert Mensah, coach professionnel et auteur, ce dont vous parlez n’est pas aussi important que de produire un effet de motivation.
Questions de réserve pour la fin
Réservez l'essentiel de votre temps pour distribuer des informations. Dites aux membres du personnel que vous répondrez aux questions et clarifierez les informations à la fin, pas pendant le briefing. C’est important pour vous de rester dans les délais impartis et de garder toute l’attention de votre attention concentrée sur les informations disponibles. Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement à une question, obtenez la réponse une fois le briefing terminé et effectuez un suivi dès que possible, en particulier pour les questions urgentes.
