Les réunions d’équipe sont des réunions efficaces permettant de diffuser des informations à divers départements et groupes au sein d’une organisation. Pour mener une session d’information, vous devez être aussi organisé que possible et avoir un ordre du jour précis, car les informations les plus pertinentes doivent être diffusées sans perte de temps. D'autres informations qui ne correspondent pas peuvent être sauvegardées pour une autre réunion. Les séances d’information permettent également aux membres d’offrir des idées et des mises à jour, s’ils sont correctement structurés.
Établissez un ordre du jour avec la durée spécifique à laquelle chaque sujet sera discuté. Un agenda aide à garder tout le monde à la tâche et leur permet de savoir à l'avance à quoi s'attendre lors du briefing. Inscrivez uniquement des informations importantes et pertinentes sur votre agenda. Laissez du temps à la fin de l'ordre du jour pour la discussion de groupe.
Contactez les participants à l'avance par e-mail, fax ou téléphone afin qu'ils puissent préparer leur matériel pour discussion lors de la réunion. Vous pouvez autoriser divers membres à contribuer à différentes parties des séances d’information. Donnez-leur suffisamment de temps pour se préparer et donnez-leur également un laps de temps pour que les informations qu'ils fournissent soient concises et adaptées à la partie allouée de votre agenda.
Commencez votre réunion avec de bonnes nouvelles, telles que les progrès réalisés par l’organisation ou le service. Discutez des futures politiques et procédures qui seront mises en œuvre. Choisissez des personnes qui feront partie intégrante des plans futurs que vous présentez, et indiquez également les objectifs réalisables à atteindre avant le prochain briefing.
Allouez des minutes supplémentaires pour toute question ouverte ou préoccupation pouvant être discutée. Vous n’avez peut-être pas anticipé ces sujets lors de la rédaction initiale de votre ordre du jour. Un délai supplémentaire permet également aux membres de vous informer de tout défaut ou problème les empêchant d’accomplir une certaine tâche lors de la prochaine séance d’information.
