Avoir une petite entreprise signifie souvent que moins de personnes sont disponibles, qu'elles ont moins de temps et qu'elles doivent souvent effectuer plusieurs tâches différentes à la fois. Avoir mis en place des procédures de bureau peut faire gagner du temps, du stress et de l’argent à toutes les personnes concernées. La procédure standard signifie que toutes les parties savent comment procéder dans leurs activités quotidiennes et où se situe la responsabilité finale.
Problèmes de ressources humaines
Les ressources humaines sont l’un des domaines dans lesquels des politiques et des procédures préétablies sont les mieux à même d’éliminer la confusion et les conflits. Des procédures claires concernant les absences, l'utilisation du téléphone, les indemnités de maladie, les demandes de vacances, les questions relatives à l'assurance maladie et la sécurité des espaces de travail. Il est souvent judicieux de rédiger un manuel, aussi petit soit-il, pour apporter des réponses à divers problèmes avant que ceux-ci ne se produisent. Les conflits d’employés, le vol, le harcèlement, la violence sur le lieu de travail et d’autres problèmes importants peuvent être résolus grâce à des politiques et procédures claires pour gérer ces situations. Les avis et les avertissements des employés peuvent être couverts, ainsi que les dates des packages d'avantages sociaux et d'autres questions.
Devoirs
Les petits bureaux, en particulier, peuvent avoir des difficultés à définir les tâches du personnel. On peut éliminer la confusion en veillant à ce que les employés sachent ce que leur travail implique et quelles tâches supplémentaires ils pourraient être appelés à assumer. Cela peut nécessiter des organigrammes indiquant qui prend le relais lorsque d’autres personnes sortent du bureau pendant un congé de maladie ou des vacances. Définir clairement qui a le dernier mot dans des domaines spécifiques peut contribuer dans une large mesure à éviter toute confusion et tout ressentiment au sein du réseau de bureaux. Selon Smallbiztrends.com, le chef de bureau sera probablement celui qui assumera des tâches supplémentaires, telles que les ressources humaines, les achats et les technologies de l’information, qui vont au-delà des tâches de bureau traditionnelles.
Procédures financières
Les coûts peuvent rapidement déraper lorsque vous dirigez une petite entreprise. Par conséquent, un programme de comptabilité de bureau convivial est essentiel pour une bonne procédure de bureau. Les opérations des comptes fournisseurs et des comptes clients au jour le jour sont facilement accessibles pour permettre à l’entreprise de fonctionner dans les limites du budget. L'accès aux données financières peut être limité à ceux qui ont besoin de savoir. Les procédures de gestion des espèces et des petits achats doivent être claires et faciles à archiver. Les formulaires doivent être standardisés pour les problèmes d’achat, d’inventaire, de facturation et de maintenance.
