Comment maintenir les dossiers de l'entreprise. Maintenir correctement les archives de l'entreprise peut être essentiel au succès de votre organisation. Suivez ces étapes.
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Comprendre ce que sont les documents d'entreprise
Gardez un suivi clair et efficace des décisions de l'entreprise grâce aux procès-verbaux et autres notes prises. Les documents d'entreprise comprennent tous les documents importants relatifs à votre entreprise, des contrats aux résolutions d'embauche d'entreprise en passant par les formulaires d'approbation du bail immobilier.
Sachez que la tenue des registres de l'entreprise n'est pas la corvée qui semble l'être lorsque vous lancez une entreprise pour la première fois. À l'avenir, vous vous reporterez à ces enregistrements pour déterminer les objectifs de l'entreprise, les contributions des partenaires et même pour régler les différends internes relatifs à la direction et à la mission de l'entreprise.
Enregistrez toutes les décisions majeures de l'entreprise. Si vous n'êtes pas sûr, enregistrez-le. Avec des capacités de numérisation modernes et une gestion du papier hors site, il est judicieux d’avoir des fichiers volumineux et volumineux en tant que dossiers de réunions d’entreprise. Une table des matières complète permettra de gagner du temps à l'avenir lorsque les informations sont nécessaires.
Savoir quand enregistrer
Consignez les procès-verbaux des assemblées générales des actionnaires et des administrateurs, même s’ils se déroulent par conférence téléphonique ou sur Internet. Celles-ci ont tendance à être moins formelles que les réunions internes, mais c’est souvent là que sont présentées les meilleures idées.
Sachez que les résolutions, qu'elles soient entre partenaires ou celles décidées par les employés de l'entreprise, ne sont aussi solides que le papier sur lequel elles sont écrites. Les accords verbaux ont peu de poids dans les entreprises, ce qui explique pourquoi la conservation des documents dans l'entreprise est si importante.
Conseils
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Conserver un guide des archives de l'entreprise au bureau aidera toute personne désignée comme archiviste à formater et indexer correctement les procès-verbaux. Lorsque les enregistrements doivent être envoyés hors site, conservez-en des copies au bureau et dans un lieu protégé contre le feu. Le temps que vous passez à maintenir un registre d’entreprise dépend généralement de la taille de votre entreprise. Les grandes entreprises peuvent avoir besoin d'embaucher un employé spécifiquement pour gérer les enregistrements. Les petites entreprises peuvent souvent s'en sortir en passant environ une heure par semaine à mettre à jour les enregistrements.
Attention
Ne pensez pas que vous n’avez pas le temps d’enregistrer correctement les décisions de votre entreprise. Garder un registre des entreprises bien indexé peut vous faire économiser du temps et de l’argent, et peut vous épargner en cas de litige dans l’avenir. Un registre d’entreprises contient des informations confidentielles essentielles à votre entreprise. Ne le prenez jamais à la maison ou ne le retirez pas du lieu de travail. Vous ne voulez pas être responsable de sa perte.
