Comment préparer les entrées de clôture

Les comptables, les commis aux comptes ou les propriétaires d’entreprises individuelles préparent des écritures de clôture à la fin d’une période comptable pour éliminer les comptes temporaires et transférer leurs soldes dans des comptes permanents. Les comptes temporaires comprennent les revenus, les charges et les comptes de retrait du capital, tels que les distributions et les dividendes. Un compte spécial, appelé récapitulatif des revenus, est souvent utilisé pour saisir tous les comptes de produits et de charges afin de calculer le revenu net de la société pour la période. Les écritures de clôture préparent les livres de société pour enregistrer les transactions de la période suivante.

Examinez tous les comptes de dépenses pour vous assurer que toutes les entrées sont exactes et que toutes les dépenses générées pour la période sont incluses. Vous devez comptabiliser les dépenses générées au cours de la période mais qui n'ont pas été reçues ou entrées dans la période. Par exemple, si vous avez des dépenses en matières premières pour des produits créés et vendus au cours de la période, mais que vous n'avez pas encore reçu la facture, vous devez ajouter ces dépenses pour inclure leurs montants pour la période.

Réconciliez tous les comptes pour vous assurer que toutes les entrées, tous les ajustements ou toutes les erreurs sont corrigés. Cela vous permet de corriger les entrées effectuées sur les mauvais comptes et de les placer dans les bons comptes. Il est également utile de rechercher des comptes en déséquilibre ou des écritures à une étape - des écritures comptables incomplètes, car chaque écriture de la comptabilité a deux jambes - une transaction de débit et de crédit.

Faites les ajustements nécessaires pour les créances irrécouvrables, les radiations ou les factures de crédit qui s'appliquent à la période dans les comptes appropriés.

Examinez et rapprochez les comptes des revenus pour vous assurer que toutes les activités de la période ont été imputées avec précision. Faire des ajustements ou corriger les entrées si nécessaire

Fermez les comptes de produit en débitant les comptes avec des montants égaux au solde créditeur de ces comptes. Par exemple, si le solde du compte des ventes est de (500 000 USD), l'entrée de débit de ce compte est de 500 000 USD. L'écriture de clôture correspond à un débit de 500 000 USD sur les ventes et à un crédit (500 000 USD) sur le compte récapitulatif des revenus. Ecrivez une explication pour cette entrée, telle que "Fermer les ventes au compte récapitulatif des revenus pour la période se terminant -." Ajoutez la date de fin de la période au format MM / JJ / AA. Etant donné que les comptes de produits, de gains et de charges conservent un solde créditeur, vous les amenez à zéro avec une entrée opposée ou débitrice.

Faites des écritures de clôture sur chaque compte de dépenses en comptabilisant un montant égal au solde de chacun de ces comptes. Par exemple, si la dépense salariale est de 100 000 USD, la dépense téléphonique de 42 000 USD et le coût des produits vendus de 240 000 USD, tous les comptes avec tous les soldes débiteurs - affichent un crédit de (100 000 USD) aux dépenses salariales, un crédit de (42 000 USD) aux dépenses téléphoniques. et un crédit (240 000 $) au coût des produits vendus. Additionnez ces montants et enregistrez un débit combiné de 382 000 USD dans le compte récapitulatif des revenus pour équilibrer la saisie et ajouter une explication, comme indiqué à l’étape 5. Tous les comptes de dépenses conservent généralement un solde débiteur, ce qui nécessite une écriture de crédit pour les effacer et les transférer. équilibre en conséquence.

Transférez le revenu net ou la perte nette du compte sommaire de revenus vers les comptes de capitaux propres de la société. Pour une société, il s’agit du compte de capital conservé. Pour un partenariat, ce sont les comptes de capital des partenaires. Pour une société à responsabilité limitée, ce sont les comptes de participation des membres. Cette entrée ferme le compte récapitulatif des revenus en enregistrant un crédit ou un débit sur le compte récapitulatif des revenus et la saisie opposée sur le ou les comptes d'équité individuels.

Ajustez les comptes d’équité temporaires à zéro. Ces comptes sont normalement des soldes débiteurs. Comptabiliser un crédit égal à ces soldes dans chaque compte d’équité temporaire et un débit sur le compte d’équité permanent approprié. Des explications écrites et datées de chacune de ces entrées gardent les transactions claires pour un examen ultérieur.

Conseils

Chaque entité commerciale a ses propres procédures comptables pour les périodes et les exercices. Examinez-les pour vous assurer de respecter les politiques et procédures lors de la clôture de la comptabilité.

Comme les écritures de clôture sont les étapes finales complétées au cours de la période de fermeture, vous devez vous assurer que toutes les données sont exactes et correctes avant de ramener à zéro les comptes temporaires.

Lorsque vous écrivez dans un journal, incluez toujours une note datée pour expliquer le but de l'écriture afin d'éviter toute confusion lors de l'examen des transactions un mois ou des années plus tard.

Vérifiez que tous les montants de transaction ont été correctement enregistrés en consultant tous les soldes de compte temporaires une fois les écritures de clôture terminées. Tous les comptes temporaires doivent avoir un solde nul.