Les fonctions des différentes structures organisationnelles doivent régir l’efficacité et la productivité d’une entreprise. Il s’agit souvent d’une chaîne de commandement dans les affaires et de la façon dont les hiérarchies et chaque service sont structurés pour la rendre productive ou non. Une structure organisationnelle «fonctionnelle» capitalise sur les spécialités des employés et évite d’avoir des généralistes capables d’assumer plusieurs rôles.
Quel est le but de la structure organisationnelle?
Il existe quatre types principaux de structure organisationnelle, et chacun a ses avantages et ses inconvénients. Leur raison d'être est de mettre de l'ordre dans le chaos des affaires. Sans chaîne de commandement ni méthode de règlement des différends acceptée, l’anarchie peut régner.
L’adage «le prix s'arrête ici» est devenu un cliché dans le monde d’aujourd’hui, mais la structure organisationnelle consiste essentiellement à déterminer où il doit s’arrêter et comment. Même si vous ne pensez pas avoir une structure organisationnelle, vous l’aurez. Parfois, ils grandissent et se développent naturellement au fil du temps, mais souvent, ils sont délibérés et planifiés.
Les quatre types de structures organisationnelles sont les structures plates, matricielles, divisionnaires et les structures fonctionnelles mentionnées précédemment.
En fin de compte, les structures influent sur les relations entre la direction et les employés, la manière dont la communication circule, où les responsabilités tombent et comment la direction supervise l’entreprise. Cela peut même influencer la manière dont une entreprise développe son marché ou développe ses activités.
La bonne nouvelle est que les structures ne sont pas gravées dans le marbre et qu’elles peuvent être facilement modifiées ou modifiées à mesure que les entreprises se développent ou se contractent avec le temps.
Fonctions des différentes structures organisationnelles
Tout comme les avantages de l’adoption d’un flux de travail spécifique sur certains projets de travail, les organisations sont souvent plus performantes en cas de structure structurelle.
Les organisations fonctionnelles fonctionnent généralement en déléguant des tâches spécifiques à des départements qui seront responsables de tout et de rien. Par exemple, la comptabilité traitera les dettes et les créances. Le marketing gère le marketing, la publicité et les promotions. Les ressources humaines s'occupent de l'embauche, de l'intégration et du retrait, de la formation et d'autres tâches liées au personnel.
En établissant un organigramme et ses fonctions, chaque service connaît son rôle, sa chaîne de commandement et le flux de travail qui lui est propre.
Qu'est-ce que la conception organisationnelle?
Lorsque vous décidez de la structure d’une entreprise, c’est la conception organisationnelle. Il s'agit d'évaluer les objectifs de la société, puis de mettre en place une chaîne de commandement et une structure organisationnelle qui seront les plus productives pour atteindre ces objectifs.
Les meilleures entreprises ne restent pas statiques - elles s’adaptent et évoluent avec le temps afin de mieux atteindre leurs objectifs ou de se diversifier sur de nouveaux marchés.
Disons qu'une entreprise de Hoboken, dans le New Jersey, a 47 ans d'expérience dans la domination du littoral oriental des États-Unis avec le câblage électronique. Ils ont peut-être un nouvel objectif: s’attaquer au marché asiatique, car une porte s’est ouverte avec une opportunité fantastique. Les affaires comme d'habitude ne vont pas voler de l'autre côté du Pacifique. Différents flux de travail, langues et coutumes obligeront l'entreprise à s'adapter et à se conformer aux traditions commerciales attendues en Asie.
En modifiant sa structure organisationnelle, l'entreprise peut créer de nouveaux départements et embaucher du nouveau personnel qui conviendra le mieux à ces rôles. Le service marketing devra embaucher du personnel multilingue et l’équipe juridique devra connaître les lois pour chaque nouveau marché entré. Les marchands et les négociateurs devront comprendre les coutumes et les possibilités de chaque endroit. Tout cela peut être anticipé et planifié en créant une nouvelle dynamique organisationnelle prête à relever ces défis.
L'évolution des pratiques technologiques dans une entreprise, l'ajout d'une nouvelle gamme de produits, l'ouverture d'un autre site - tous ces avantages pourraient tirer profit de la modification ou de la refonte des structures organisationnelles existantes.
Avantages d'une structure fonctionnelle
À bien des égards, les structures fonctionnelles peuvent être extrêmement efficaces. En mettant l’accent sur les forces de chaque employé et en les affectant à un service qui exploite ces forces, l’entreprise en profite souvent.
Ces départements sont idéalement dirigés par une personne ayant la capacité et les compétences nécessaires pour superviser et accélérer toutes les tâches à accomplir. En se regroupant avec d'autres personnes ayant les mêmes connaissances fondamentales, il existe souvent un échange de qualités et un complément des échanges entre ces employés, ce qui peut les aider à développer leurs talents.
C’est précisément pourquoi des domaines tels que la formation peuvent être grandement aidés lorsque des structures fonctionnelles sont en place puisque les employés sont entourés des compétences dont ils ont besoin pour développer.
C’est aussi la raison pour laquelle la formation peut aller plus loin dans les formats fonctionnels puisqu’ils développent des employés susceptibles d’être présents sur le long terme. Étant donné que les employés travaillent dans des départements centrés sur leurs spécialités, il peut y avoir une opportunité de croissance et de développement perçue qui peut encourager la fidélité à long terme et réduire le roulement du personnel.
Inconvénients d'une structure organisationnelle fonctionnelle
Le problème avec les murs est que, parfois, quand ils montent, ils restent debout. Certaines entreprises divisées sur le plan fonctionnel peuvent être confrontées à des problèmes de communication en raison de la perception qu’elles travaillent séparément pour de bonnes raisons, au lieu d’être simplement une méthode d’efficacité. Dans ces cas, il peut y avoir des conflits entre les besoins des différentes divisions. Les ressources humaines et la division informatique ont peut-être besoin de l'assistance du service marketing, mais le marketing peut décider en interne de la demande à laquelle il se conformera en fonction de facteurs opportuns ou autres. De toute évidence, ces situations peuvent mal tourner et il appartient à la direction de démolir ces murs et de provoquer des querelles territoriales.
En embrassant des spécialistes de tâches pour chaque division, cela signifie que les généralistes peuvent être négligés. Un avantage des généralistes est qu’ils peuvent souvent mieux comprendre le besoin de communication intracommunautaire ou avoir une meilleure vision de la façon dont une tâche en profite à une autre, etc. Si les généralistes perdent leur place dans la société parce qu’ils ne sont pas perçus comme disposant de compétences suffisantes dans un seul département, cela peut signifier que la société perd la précieuse diversification et les qualités de pont que ces acteurs apportent.
Des conflits de gestion peuvent également survenir dans des entreprises à structure fonctionnelle. Il peut arriver que chaque chef de département ait une vision myope de ce qui implique le succès, par exemple, la performance de son département est le critère le plus important pour mesurer le succès au lieu d’envisager la situation dans son ensemble. Lorsque les points de repère dépendent des performances des départements, cela peut également affecter le comportement des employés et entraver à la fois l'innovation et la prise de décision rapide.
Quand les structures fonctionnelles sont-elles bénéfiques?
Lorsque les entreprises sont stables et ne lancent pas constamment de nouveaux produits, elles peuvent bien fonctionner en tant qu’organisation fonctionnelle. Si l’industrie n’est pas encline aux changements fréquents, il existe une base d’actifs immobilisés, qualités qui conviennent aux structures fonctionnelles.
La taille de l'entreprise ne signifie pas nécessairement qu'une organisation fonctionnelle lui est bénéfique. Un magasin de pneus local peut bien fonctionner avec une structure fonctionnelle, mais Amazon.com utilise également une structure fonctionnelle. C’est une chaîne de commandement verticale en jeu sur Amazon, pour le meilleur et pour le pire. Cela peut signifier qu'ils sont parfois plus lents à répondre aux dilemmes, mais cela signifie également qu'il existe une marque centrale forte et une méthode de gestion cohérente entre tous leurs départements au niveau international.
Les structures organisationnelles peuvent être un peu comme l’immobilier - ce qui est parfait pour aujourd’hui est peut-être trop grand ou trop petit pour demain. Il est sage de réfléchir de temps en temps à la façon dont une entreprise est organisée, car un simple ajustement et une innovation peuvent avoir un impact considérable sur la productivité et le succès.
