Chaque activité commerciale peut être reliée à des cycles comptables spécifiques, qui sont essentiels pour analyser des entreprises individuellement et dans le cadre d’un secteur plus vaste. Identifier ces cycles et leurs activités spécifiques est essentiel pour déterminer l'efficacité et la rentabilité d'une entreprise. Les entreprises effectuent plusieurs transactions financières au cours de leurs opérations normales. Un reporting précis de chaque cycle de transaction comptable permet de déterminer la rentabilité d'un processus ou d'un produit.
Cycle financier
Savoir comment déterminer le point de départ et l'interaction d'un cycle à l'autre est une étape essentielle pour comprendre les opérations de workflow. Une fois que chaque étape est identifiée, la direction peut évaluer l'efficacité de chaque cycle. Le point de départ de chaque entreprise est le cycle financier, qui consiste à obtenir le capital initial nécessaire au financement des opérations. Le capital peut provenir du propriétaire, des investisseurs en capital-risque ou d'un emprunt bancaire. Le montant du capital de démarrage dépend généralement des prévisions financières relatives aux besoins de l'entreprise, tels que les bâtiments, l'équipement, les licences et les stocks.
Cycle de dépenses
Sur la base des prévisions du cycle financier, les entreprises commencent à dépenser leur budget en matériaux nécessaires à l'inventaire. Les marchandises peuvent être des matières premières pour la fabrication, des produits alimentaires pour un restaurant, des outils pour le personnel de réparation ou des véhicules pour un service de livraison.
Cycle de paie
Le cycle de paie est le processus d’embauche de personnel pour mener les opérations quotidiennes de l’entreprise. La plupart des entreprises ont plusieurs niveaux de personnel, allant des travailleurs des services de première ligne, à la gestion des équipes, au personnel de secrétariat, aux comptables et à la direction. Chaque classe de travailleurs peut avoir différentes échelles salariales et différents niveaux de bonus, ce qui crée des besoins comptables uniques pour le cycle de paie.
Cycle de conversion
Le cycle de conversion est le noeud de chaque activité. Les transactions quotidiennes des opérations normales incluent des éléments du cycle de dépense et de paie pour compléter le processus de conversion. Les biens achetés pour l’entreprise sont utilisés par le personnel de la masse salariale pour gagner l’argent de l’entreprise. Une grande partie des transactions comptables aura lieu au cours de cette phase en raison des activités de conversion répétitives des opérations commerciales.
Cycle de revenu
Un grand nombre de transactions comptables se produiront également dans le cycle des revenus. Ce cycle inclut les transactions relatives aux ventes de biens et services aux clients et toutes les dépenses liées à ces revenus. Les revenus ne peuvent être générés qu'une fois le cycle de conversion terminé; les biens ou services non finis ne sont pas déclarés dans le cycle des recettes avant la fin du cycle précédent.
Cycle de transaction comptable
Chaque cycle de transaction précédent contient des informations plus détaillées et spécifiques: les transactions comptables. Ces transactions comprennent les documents quotidiens générés par les activités individuelles de chaque cycle précédent. Les commandes d'achat, les chèques de paie, les bons de travail et les factures de vente se trouvent à chaque étape des cycles comptables. Les documents générés à partir de chaque cycle doivent être analysés pour en vérifier la validité avant d’être saisis dans le système d’information comptable. Une fois les chiffres vérifiés et entrés dans le système, des rapports de balance de vérification et des états financiers sont générés pour déterminer la rentabilité de la société.
