Dans la correspondance écrite, il est courant d’utiliser une formule de salutation au début et à la fin de la lettre ou du courrier électronique. La salutation que vous utilisez pour commencer votre message donne le ton pour le reste de la correspondance.
Avant de commencer votre communication, il est important que vous sachiez à qui vous écrivez et quel niveau de formalité vous devez utiliser pour ce type de communication. Alors que de nombreuses organisations utilisent un langage formel dans leurs communications professionnelles, il existe également de nombreuses entreprises dans lesquelles un langage commercial occasionnel est acceptable et encouragé.
Sélectionnez une lettre d'affaires
Les salutations d’affaires que vous utilisez pour commencer votre message dépendent de votre connaissance du nom de la personne à qui vous écrivez. Dans la mesure du possible, il est préférable d’adresser votre lettre ou votre courrier électronique à une personne spécifique. De cette façon, le message attire leur attention. Toutefois, si vous ne connaissez pas leur nom, vous pouvez utiliser quelques options officielles: «À qui de droit», «Cher Monsieur ou Madame», «Salutations» et «Bonjour».
Si vous connaissez le nom de la personne à qui vous adressez votre correspondance, veillez à l'épeler correctement. Mal orthographier le nom d’une personne dans un contexte d’affaires dénote une imprudence, voire un manque de respect.
Voici quelques exemples de salutations que vous pouvez utiliser lorsque vous connaissez le nom de la personne à qui vous écrivez: «Cher nom», «À nom» et «Bonjour nom». En fonction de votre relation avec le destinataire, vous pourrez peut-être utiliser son prénom. Si c’est une relation très formelle, vous feriez mieux de choisir «Monsieur», «Madame» ou «Madame», suivi de leur nom de famille.
Quelques exemples typiques d'entreprises occasionnelles incluent «Hi nom» et «Hey nom». Utilisez-les uniquement si vous connaissez bien la culture de l'organisation et pouvez confirmer qu'il s'agit d'une activité occasionnelle. Vous ne devriez pas utiliser ce genre de salutations dans une correspondance formelle telle qu'une lettre d'accompagnement, une lettre de recommandation ou une lettre d'enquête, quel que soit le caractère occasionnel de l'organisation. Il est préférable d’utiliser ces salutations fortuites uniquement dans les cas où vous avez une relation d’affaires établie.
Essayez ces fermetures de lettres d'affaires
Lors de la signature de votre lettre ou de votre courrier électronique, veillez à utiliser une fermeture qui correspond au ton que vous avez utilisé dans la salutation et le corps de la lettre. Par exemple, si vous avez commencé le courrier électronique avec un message occasionnel, "Bonjour nom", vous ne devriez probablement pas utiliser une lettre officielle comme la lettre "Respectueusement vôtre".
Ces lettres d'affaires peuvent être utilisées dans des lettres et des courriers électroniques plus formels: «Sincèrement,» «Respectueusement,», «Cordialement», «Bien cordialement», «Très respectueusement», «Bien à toi» et «Bien sincèrement». Il est préférable de définir le ton pour les organisations où la correspondance officielle est la norme ou pour les documents de nature plus formelle, tels que les lettres de motivation.
Voici quelques exemples de conclusion à essayer dans une correspondance informelle: «Merci», «Merci beaucoup», «Meilleurs voeux» et «Meilleurs voeux». Ce type de fermeture de lettre est mieux utilisé dans les entreprises qui ont une atmosphère décontractée et avec les personnes avec lesquelles vous avez un lien établi. N'utilisez pas un ton désinvolte pour signer des documents officiels importants.
