Bien que certains propriétaires de petites entreprises préfèrent se faire opérer du canal radiculaire que leur propre comptabilité, la comptabilité est un élément indispensable de la gestion d’une entreprise. Les avantages de la comptabilité reposent sur sa capacité à raconter de façon numérique ce qui se passe dans votre entreprise - une histoire qui peut vous aider à améliorer vos opérations, à devenir plus rentable et à ne plus avoir de problèmes avec les agences fiscales locales et fédérales. Une comptabilité minutieuse et précise peut également vous aider à défendre vos intérêts auprès des prêteurs et des investisseurs potentiels lorsque votre entreprise recherche un financement.
Conseils
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Les avantages de l’utilisation de la comptabilité dans les entreprises sont liés aux informations fournies par les chiffres. Ces chiffres vous aident à comprendre ce qui se passe bien et les domaines dans lesquels des améliorations sont possibles.
Quel est l'objectif principal de la comptabilité?
L'objectif principal de la comptabilité est de suivre les revenus et les dépenses de votre entreprise. Les revenus représentent tout l’argent qui entre dans votre entreprise par la vente de biens et de services et par tout autre type de revenus, tels que les intérêts gagnés, le loyer ou les redevances perçues. Les dépenses correspondent à tout ce que votre entreprise achète pour ses opérations et son infrastructure, telles que les matériaux, la main d’œuvre, le loyer, les fournitures, les frais de port, les assurances, les frais de véhicule, les services professionnels, la publicité et l’équipement.
Les informations que votre commis aux comptes ou votre comptable recueille sur les revenus et les dépenses entrent dans l'établissement de rapports comptables, qui fournissent des informations indispensables sur la situation financière de votre entreprise. Ces rapports vous aident à définir vos forces et à remédier à vos faiblesses. Ils vous fournissent également les informations dont vous avez besoin pour la déclaration fiscale.
Le compte de résultat est un résumé de vos informations de comptabilité sur les revenus et les dépenses. Il recense et répertorie tous vos achats dans les catégories appropriées, telles que le loyer et la masse salariale, puis répertorie ces sommes pour vous donner un aperçu. De même, il récapitule vos revenus entrants en fonction de leur source, tels que les ventes en gros ou les ventes au détail. Votre compte de profits et pertes est important car il montre combien vous avez réellement gagné à la fin de la journée. Ce chiffre final représente le montant restant après soustraction des dépenses totales des recettes totales.
Un bilan est un instantané de votre situation financière globale à un moment donné. C'est important parce que cela résume votre valeur nette. La section Actifs du bilan répertorie tout ce que votre société possède, y compris les fonds en caisse, les sommes qui vous sont dues sous forme de créances, les stocks stockés et les achats à long terme de valeur, tels que des pièces d'équipement majeures. La section du passif de votre bilan comprend tout ce que vous devez, y compris les soldes des emprunts à court et à long terme et les créditeurs. La valeur nette de votre société, en fonction des informations présentées dans votre bilan, est calculée en soustrayant votre passif total de votre actif total.
Un état des flux de trésorerie ou un flux de trésorerie pro forma est un outil comptable qui vous aide à prévoir quand vous aurez le capital disponible et quand vous aurez des déficits de trésorerie. La partie sortante du relevé répertorie tous les flux de trésorerie entrants prévus, ventilés par mois. Cet argent ne doit pas nécessairement provenir des revenus de la vente de produits ou de services. Il peut également inclure des capitaux provenant de prêts ou d’investissements. La partie sortante du relevé comprend l’ensemble des liquidités prévues, y compris les charges de personnel, les dépenses de matériel, les loyers et les versements d’assurance. Vos dépenses prévues n'incluent pas uniquement les dépenses d'entreprise déductibles. Vous aurez également la liste des paiements du principal du prêt, qui ne sont pas déductibles des impôts et n'apparaîtront pas sur votre compte de résultat. La ligne inférieure de chaque colonne indique les dépenses sortantes soustraites de la trésorerie entrante, en indiquant le montant que vous pouvez vous attendre à disposer à la fin du mois.
Quel est le but d'un comptable?
Le but de votre comptable est de résumer le travail de votre comptable en compilant des grands livres dans des rapports. Votre comptable peut également remplir vos formulaires fiscaux et vous conseiller sur la meilleure façon de dépenser et d’économiser votre argent. Vous aurez peut-être besoin d'embaucher un comptable professionnel, selon votre niveau de confort avec l'utilisation des chiffres, la complexité de votre entreprise et votre situation fiscale.
Le but de votre comptable est de saisir les reçus et les factures dans une base de données, un grand livre ou un tableur afin que vous puissiez suivre vos dépenses et vos ventes. La plupart des systèmes de comptabilité sont informatisés, car les programmes de comptabilité peuvent organiser et ajouter des numéros plus rapidement et plus efficacement que les systèmes manuels manuscrits. Cependant, vous n'avez pas besoin d'un programme informatique pour effectuer la comptabilité de votre entreprise. Un système manuscrit qui suit les ventes et les dépenses fournira également les informations dont vous avez besoin.
Vous pouvez effectuer votre propre comptabilité en gardant une trace de vos revenus et dépenses et en suivant ces informations de manière utile pour vous et votre comptable. Les informations doivent être faciles à lire et à comprendre, et refléter avec précision l'activité financière de votre entreprise. Vos informations de comptabilité seront utiles à votre comptable car elles fourniront les informations nécessaires à la compilation des déclarations fiscales et des documents de prêt. Les mêmes informations peuvent être utiles en interne pour fournir des informations sur votre entreprise, par exemple en montrant quelle part de votre revenu provient des ventes en gros par rapport aux ventes au détail et combien vous dépensez en matériaux et en main-d'œuvre.
Même si vous engagez un comptable et un comptable pour organiser vos informations financières et préparer vos formulaires fiscaux, vous avez toujours des responsabilités comptables en tant que propriétaire d'entreprise. Vous devez enregistrer toutes les informations dont ils ont besoin, telles que les factures que vous écrivez et les reçus que vous recevez pour les achats professionnels que vous avez effectués. Plus ces documents sont organisés lorsque vous les apportez à votre comptable et à votre comptable, moins vous devrez payer pour leur temps. Il faut plus de temps à un commis aux livres pour organiser une boîte à chaussures remplie de reçus qu'à un travail méthodique dans un fichier contenant des documents déjà triés par date ou par compte de carte de crédit.
Quelles sont les règles de comptabilité?
Les règles de comptabilité régissent la manière dont les dépenses et les revenus sont entrés dans un système sous forme de débits ou de crédits. Ces règles régissent la comptabilité en partie double, un système largement utilisé depuis la fin du Moyen Âge. Les systèmes à double entrée permettent non seulement de suivre vos revenus et vos dépenses, mais ils montrent également comment l'argent et les actifs se déplacent dans votre entreprise. Dans un système à double entrée, chaque entrée saisie en tant que débit doit être équilibrée avec un crédit correspondant et inversement. L'alternative à la comptabilité en partie double est un système à entrée unique dans lequel vous listez simplement vos revenus et vos dépenses, sans protocoles intégrés, pour réconcilier ces écritures avec votre situation financière réelle.
Lorsque vous travaillez avec des comptes personnels, une personne qui transfère des actifs à l'entreprise doit être créditée, tandis que le destinataire, ou l'entreprise, doit être débité. Cela semble contre-intuitif car les fonds ont été laissés entre les mains de l’individu et transférés entre les mains de l’entreprise. Cependant, les comptes de comptabilité ne décrivent pas toujours les soldes de trésorerie réels. Ils font plutôt référence aux sommes dues ou possédées. Lorsqu'un particulier, par exemple un propriétaire, transfère de l'argent à une entreprise, cette transaction augmente ou crédite le compte et représente le montant que l'entreprise doit à cette personne. Ce même transfert de fonds crée un débit pour le compte commercial car, même si l'argent est disponible et disponible, il est maintenant dû à la personne qui l'a fourni.
Lorsque vous traitez avec des comptes réels, tels que des biens immobiliers et des machines, les règles de comptabilité vous obligent à débiter les nouveaux achats et les éléments de crédit que vous avez vendus ou autrement mis hors service. L'actif est initialement comptabilisé sous forme de débit, car vous avez dépensé de l'argent pour l'acquérir. Si vous le vendez ou le mettez hors service une fois qu'il a dépassé sa durée de vie utile, vous supprimez le débit ou créditez le compte qui représente ce que vous devez sur l'achat.
Lorsque votre entreprise achète des matériaux ou paie un loyer, les règles de comptabilité vous obligent à comptabiliser ces transactions sous forme de débits. Inversement, lorsque vous vendez des produits ou des services, votre système comptable traite ces transactions comme des crédits. Les achats nécessitant des fonds sortants réduisent le capital de votre société et sont donc comptabilisés comme des débits. Les revenus et autres gains, tels que les loyers entrants, augmentent le capital de votre entreprise et sont donc comptabilisés sous forme de crédits.
Bien que ces règles de comptabilité régissent la manière dont chaque transaction apparaît dans votre système de comptabilité, vous n'avez pas réellement besoin de les comprendre et de les appliquer à moins que vous ne fassiez des entrées dans un système de comptabilité à double entrée qui n'est pas préprogrammé pour organiser vos informations. Par exemple, si vous utilisez un grand livre manuscrit comme base de votre système comptable, vous devrez décider chaque fois que vous saisissez si cette transaction représente un débit ou un crédit et où le débit ou le crédit correspondant apparaîtra. Toutefois, si vous utilisez un logiciel de comptabilité, tel que QuickBooks, vos chèques, factures et reçus de vente apparaîtront automatiquement dans les comptes de crédit et de débit appropriés, ainsi que leurs débits ou crédits correspondants.
Comment utiliser la comptabilité en entreprise
Les avantages de la comptabilité ne sont pas seulement une question de bonne stratégie d’entreprise, bien que les informations comptables vous aident certainement à élaborer des stratégies et à planifier. Aucune entreprise ne peut survivre sans une sorte de système de comptabilité. Si votre entreprise effectue des achats et des ventes sans suivre les quantités que vous avez achetées et vendues, vous ne pourrez déterminer si vous avez réalisé un bénéfice ou subi une perte à la fin de l'année. Vous ne saurez pas combien vous devez ni combien vous possédez, vous ne pourrez donc pas évaluer la quantité de votre encaisse que vous pouvez retirer pour votre usage personnel ni celle que vous devriez conserver dans votre compte bancaire pour les prochaines affaires. les dépenses.
Les informations comptables fournissent également des informations précieuses sur les opérations de l'entreprise. Il vous permet de comparer vos ventes dans différentes catégories au fil du temps, par exemple en examinant les tendances de différents produits sur plusieurs points de vente. Il vous donne les outils et les informations nécessaires pour examiner vos dépenses en pourcentages de vos revenus afin de déterminer si vos marges sont durables et comment la performance de votre entreprise se compare à celle de vos concurrents dans votre secteur. Un flux de trésorerie pro forma vous permettra de rechercher des sources de capital avant d’en avoir réellement besoin et de planifier des achats importants correspondant aux périodes de l’année au cours desquelles les liquidités seront abondantes. Exploiter une entreprise sans informations comptables revient à piloter un avion sans radar.
La comptabilité est également nécessaire à la survie de votre entreprise car vous êtes légalement tenu de déclarer vos revenus et de payer des impôts. Sans système de comptabilité complet et précis, vous ne saurez pas combien vous avez gagné et avez dépensé, et vous ne disposez pas des informations nécessaires pour remplir les formulaires de déclaration de revenus locaux, provinciaux et fédéraux. De plus, si votre entreprise a besoin d'un financement, vos demandes de prêt nécessiteront presque certainement l'inclusion d'états financiers des années précédentes et, très probablement, de projections pour les périodes à venir.
