Le domaine de la communication d'entreprise comprend de nombreux types de lettres officielles. La lettre d’instruction, parfois appelée «enquête», constitue souvent le premier pas vers une communication continue. Les affaires entre un consommateur et un producteur, entre deux entreprises ou entre un employeur et un employé commencent souvent par une enquête par une partie. La communication peut également se terminer lorsque le rédacteur reçoit cette réponse initiale.
Conseils
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Chaque fois que vous écrivez à quelqu'un pour lui demander des informations, il s'agit d'une lettre de demande d'information. Vous pouvez les utiliser pour traiter toutes sortes de sujets tels que les commandites, les offres d’emploi, les ventes, les projets et le financement.
Lettre de base Définition de base
Alors, qu'est-ce qu'une lettre d'enquête? Lorsqu'une personne requiert des informations spécifiques d'une autre partie, cette personne peut envisager de rédiger une lettre de demande d'information. Fondamentalement, cette lettre pose une question ou une demande au lecteur dans le but de le persuader de répondre. L'enquête idéale identifie une personne spécifique capable de fournir une réponse adéquate de manière succincte et déterminée. Par exemple, le propriétaire d'une entreprise comptable peut envoyer une lettre de demande à un responsable des ventes de fournitures de bureau pour lui demander un catalogue ou la visite d'un représentant des ventes, expliquant qu'il envisage de mettre à jour ou de déplacer son entreprise.
Format de base
Oubliez l’adresse de votre lettre d’enquête «À qui de droit; au lieu de cela, identifiez une personne de contact spécifique dans l'en-tête et la salutation de votre lettre chaque fois que possible. Par exemple, si vous écrivez pour demander un stage, faites un peu de travail, par téléphone ou en ligne, pour déterminer le nom du responsable du recrutement. Une lettre d'enquête standard comporte environ trois paragraphes. Le premier paragraphe indique ce que veut l'auteur, par exemple des informations sur un produit, une offre d'emploi ou une autre demande; par exemple:
Chère Mme Smith,
Je suis un (nom du collège) étudiant et je cherche un baccalauréat ès arts en soins aux enfants et aux jeunes. En cherchant un stage pour l’été 20XX, j’ai trouvé la liste de vos programmes pour des opportunités de stage sur (nom du site.)
Le deuxième paragraphe explique les raisons pour lesquelles l'auteur a adressé sa demande au lecteur. Expliquez pourquoi vous avez choisi de contacter ce lecteur spécifique et en quoi les informations demandées vous seraient utiles:
Comme vous êtes la personne de contact pour le programme de stage, je vous écris pour vous demander plus d’informations. En fin de compte, je recherche un poste de stagiaire pour améliorer mes compétences et mon expérience en matière de prise en charge des jeunes à risque. À ce jour, mes cours et mon expérience incluent (liste des cours, travail bénévole relatif, autres stages).
Le dernier paragraphe doit lier la lettre avec une expression de gratitude pour le temps et l'aide du lecteur. La lettre se termine généralement par une clôture complémentaire, telle que "Sincèrement", suivie du nom de l'auteur.
Sollicité et non sollicitée
Les lettres d'enquête sont des enquêtes sollicitées ou non sollicitées. Les lettres de sollicitation sollicitées surviennent le plus souvent lorsqu'une entreprise fait la publicité de son produit ou service dans l’espoir de susciter la curiosité des clients potentiels. Dans les cas où le consommateur ne peut pas inspecter le produit lui-même, il doit contacter l'entreprise par le biais d'une lettre de sollicitation. Dans une lettre de demande non sollicitée, le destinataire ne fait aucune offre préalable d'informations. L'expéditeur demande des informations à une source supposée avoir la réponse à une question, sans l'inviter à le faire.
Exemple sollicité: subventions et financement
De nombreuses fondations ou entreprises offrant des subventions préfèrent recevoir une lettre d'enquête avant de recevoir une proposition de subvention complète. Cette lettre de demande généralement sollicitée doit expliquer en détail votre besoin de financement et peut dépasser le format de base de trois paragraphes, mais ne doit pas dépasser trois pages. Outre l'introduction de base, une lettre de demande de subvention ou de financement doit comprendre une brève description de votre organisation, une déclaration de besoin, la méthodologie que vous envisagez d'utiliser pour atteindre le résultat souhaité et toutes les autres sources de financement que vous avez choisies. l'intention de profiter de.
Exemple non sollicité: stages et emplois
La plupart des lettres d’information concernant des emplois et des stages sont présentées de manière non sollicitée. Pensez à envoyer des demandes de renseignements lorsque vous admirez une entreprise et pensez pouvoir partager une relation de travail bénéfique pour les deux parties. Commencez votre lettre en vous présentant et en présentant votre intérêt pour un emploi dans leur entreprise. Faites un suivi en incluant brièvement, en un ou deux paragraphes, des informations sur vos qualifications et sur la façon dont vous pensez que l'expérience acquise au sein de l'entreprise du lecteur sera bénéfique à la fois pour vous et pour l'entreprise. Mettre le pied dans cette entreprise avec une entreprise que vous admirez rend l'expérience de stage enrichissante. Et qui sait? Si vous vous sentez bien, cela pourrait vous assurer une position stable.
