Que vous organisiez une retraite professionnelle, organisiez une fête pour un organisme de bienfaisance ou organisiez une conférence politique, faire preuve de respect et de gentillesse envers tous vos invités est la garantie du succès de votre événement. Accueillir des invités de marque nécessite toutefois plus de planification et d’attention. De l'étiquette du dîner aux discours d'introduction, en passant par l'hébergement, il est important d'aider votre invité à se sentir à l'aise, respecté et apprécié. Dans le même temps, même des invités de marque peuvent être rebutés par une pression constante ou une pression constante pour impressionner. Planifiez votre événement pour que votre invité ait le temps de se détendre et de se ressourcer entre ses réunions, ses repas et ses séances.
Saluez votre invité personnellement. Que vous rencontriez un invité de marque à l'aéroport ou juste avant une réunion d'affaires formelle, saluez-le d'une poignée de main amicale et d'une brève introduction. Passez à présenter l'un de vos associés accompagnant à votre invité. Par exemple, vous pourriez dire: «MadameInvité important, j'aimerais vous présenter le représentant de la publicité de notre organisation, M. Jack Jackson. ”
Présentez à vos invités un agenda indiquant les heures et les lieux des réunions, les repas organisés, les activités de groupe et les temps d'arrêt. Familiarisez votre invité avec le lieu de la réunion ou de l’événement, tout en lui présentant les associés avec lesquels vous vous heurtez au cours du processus.
Rendez votre invité aussi confortable que possible. Si votre événement nécessite une nuitée, faites réserver votre salle longtemps à l’avance. Ayez une copie du programme de l'événement dans la salle, ainsi que les coordonnées de votre personne et de celles des autres planificateurs. De plus, assurez-vous que vos salles de réunion sont propres, bien organisées et bien marquées.
Suivez l'étiquette des sièges pour les dîners officiels. Votre invité de marque devrait être assis à la droite de l'hôte. Les cartes de place peuvent être utilisées pour identifier les places assises des invités.
Rédigez et exécutez un discours bref mais professionnel pour présenter votre distingué invité s'il doit prendre la parole lors d'une réunion, d'un déjeuner ou d'un dîner. Sinon, accueillez votre invité avec des remarques succinctes sur son poste ou ses honneurs lors d’une réunion ou d’un événement auquel il participe. Pour un discours d'introduction, vous devez vous préparer à l'avance, en élaborant une brève biographie de votre orateur en recherchant ses références, ses réalisations et ses honneurs. Un discours introductif devrait aborder le sujet à traiter, sa pertinence et un bref aperçu des compétences de l'orateur. Enregistrez son nom pour la fin, à la fois pour créer un élan et pour informer le public d’accueillir l’invité.
