La comptabilisation des stocks peut être compliquée par des règles spécifiques pour les débits et les crédits affectant différents comptes. Heureusement, les systèmes comptables informatisés facilitent ce processus en minimisant les erreurs tout en effectuant automatiquement de nombreuses tâches. Aux États-Unis, les règles de comptabilisation des stocks sont régies par les principes comptables généralement reconnus, également appelés PCGR.
Comptes
Une entreprise doit avoir au moins un compte pour l'inventaire - un compte d'actif avec un solde débiteur régulier. Les entreprises manufacturières peuvent avoir plusieurs comptes de stock, tels que le stock de produits en cours de traitement et le stock de produits finis. Certaines entreprises utilisent également un compte d’achat (compte de débit) pour comptabiliser les achats de stocks. Les entreprises de fabrication et de marchandisage peuvent utiliser des comptes nommés «coût des produits vendus» ou «coût des produits fabriqués». Comme avec tout compte de débit, tous ces comptes sont augmentés de débits et diminués de crédits.
Augmentation de l'inventaire
Les augmentations de stocks sont souvent dues aux achats. L'écriture de journal pour augmenter l'inventaire est un débit pour l'inventaire et un crédit pour l'encaisse. Si une entreprise utilise le compte d’achat, l’entrée doit débiter le compte d’achat et créditer les espèces. À la fin d'une période, le compte d'achat est réinitialisé et le solde est transféré dans l'inventaire. Les augmentations peuvent également être dues aux retours sur ventes et, dans cette situation, l'écriture au journal impliquant des stocks est débitante des stocks et créditée au coût des marchandises vendues. Souvent, un compte de stock séparé est utilisé pour les produits retournés - en plus du stock régulier.
Diminution de l'inventaire
Un inventaire diminue avec les ventes. L'entrée impliquant des stocks consiste à débiter / augmenter le coût des biens vendus et à créditer / réduire les stocks. Au lieu d'effectuer cette écriture de journal, certaines entreprises calculent le coût des produits vendus en fonction du nombre de stocks à la fin de la période. Notez que les réductions sur les ventes n'affectent pas les comptes de stocks - toute réduction est uniquement comptabilisée dans les comptes des ventes / de la trésorerie ou des ventes / des comptes à recevoir.
Les ajustements
Les comptes d’inventaire peuvent être ajustés en fonction des pertes ou des corrections après un décompte physique. Les comptables peuvent par exemple diminuer la valeur des stocks pour cause d’obsolescence. L'écriture de journal destinée à réduire le solde de stock consiste à créditer l'inventaire et à débiter une dépense, telle que le compte de perte pour déclin de la valeur marchande. Les ajustements pour augmenter l'inventaire impliquent un débit sur l'inventaire et un crédit sur un compte qui se rapporte à la raison de l'ajustement. Par exemple, le crédit pourrait être affecté aux comptes créditeurs ou aux liquidités si l'ajustement concerne des achats non comptabilisés dans les livres.
