Avant que les artistes puissent avoir leurs œuvres suspendues dans des galeries, ils doivent soumettre une proposition de conservateur. L'artiste crée la proposition de conservateur pour informer le conservateur de la galerie de la nature de l'exposition proposée. La proposition comprend le thème de l’exposition, les images à utiliser pour la présentation et le public cible des œuvres. Le galeriste ou le conservateur examine la proposition pour déterminer si l'exposition projetée convient à la clientèle de la galerie.
Lettre de motivation
Une lettre de motivation permet aux artistes de se présenter au galeriste ou au conservateur. Une lettre d'accompagnement appropriée s'adresse au décideur par son nom plutôt que sous la forme "À qui de droit." La lettre d'accompagnement contient une brève description des compétences de l'artiste, notamment de son éducation, de sa formation, de ses récompenses et de toutes les expositions antérieures de son travail. La lettre d'accompagnement inclut également les raisons pour lesquelles l'exposition proposée convient au public de la galerie. La lettre peut également mentionner des expositions précédentes de la galerie qui ressemblent à celles proposées par l'artiste.
Synopsis de l'exposition
Une proposition de conservateur comprend un synopsis d’une ou deux pages. Ce synopsis explique les spécificités de l'exposition proposée. Le synopsis présente ces spécificités sous forme de prose ou de points pour faciliter la lecture. Le synopsis décrit le thème de l'exposition proposée, ainsi qu'une explication de la manière dont les œuvres présentées s'inscrivent dans ce thème. Par exemple, un résumé de l'exposition "Synthetic" de 2009 au Whitney Museum explique en détail comment l'utilisation de peintures acryliques par des artistes dans les années 1960 a permis de modifier "l'orientation de l'art américain d'après-guerre".
Afficher les images
La proposition doit inclure des images des pièces à afficher. Les images montrent les œuvres en haute résolution et selon les intentions des artistes, y compris tout éclairage, cadre ou structure spéciale. La qualité et le format des images doivent permettre au conservateur de visualiser les œuvres avec peu de stress, voire aucun. Si les images sont de mauvaise qualité ou si le format est trop difficile pour être visualisées correctement, le conservateur peut ne pas tenir compte du reste de la proposition.
Public cible
La proposition de conservateur inclut également les raisons pour lesquelles les artistes estiment que leurs œuvres attirent un public cible. Le public cible peut être aussi spécifique que les collectionneurs d'art haut de gamme ou aussi large que les familles avec enfants. Comme les galeries tirent leurs revenus de la vente d’œuvres d’art, la proposition doit montrer au propriétaire ou au conservateur de la galerie comment le travail des artistes attire les visiteurs potentiels. Par exemple, les directives pour une exposition au département des espaces d'exposition et de performance du Columbia College of Chicago incluent des instructions pour prendre en compte les étudiants, les professeurs et le personnel du collège, ainsi que l'ensemble de la communauté, lors de la soumission d'une proposition d'exposition.
