Les sociétés sont tenues de rédiger des règlements au démarrage qui établissent les procédures de gestion globale de la société. Les règlements administratifs établissent généralement le nombre maximum de membres du conseil pouvant siéger au conseil d'administration de la société, la durée de leur mandat et le processus d'ajout ou de remplacement de membres. Une fois les statuts ratifiés par le conseil d'administration initial, leurs dispositions ne peuvent être modifiées que par modification, soit par la procédure de modification indiquée dans les statuts, soit par vote à la majorité.
Consultez les règlements administratifs de la société pour déterminer les procédures de gestion de la composition du conseil d'administration. Si le nombre de membres siégeant au conseil d'administration est inférieur au nombre autorisé par les règlements, suivez le protocole de nomination et de vote établi par les règlements pour ajouter un nouveau membre. Les règlements types exigent qu'un membre du conseil potentiel soit nommé et approuvé par le conseil actuel, dont les membres voteront ensuite sur la candidature. Le nouveau membre peut être ajouté au conseil d'administration si une majorité des membres actuels votent en sa faveur.
Proposer un amendement aux statuts si le conseil d'administration est actuellement au nombre maximum de membres permis. Un amendement devrait être distribué avant la réunion générale du conseil, discuté lors de la réunion et soumis au vote. Si la majorité des membres du conseil d’administration sont d’accord avec le changement, celui-ci sera ratifié et le nouvel administrateur sera traité conformément aux procédures ordinaires. Certaines sociétés exigent que les modifications des statuts soient ratifiées par une majorité d'actionnaires plutôt que par une majorité du conseil d'administration, auquel cas la question devrait être ajoutée à l'ordre du jour d'une assemblée générale des actionnaires et soumise au vote de celle-ci.
Présenter la candidature de l'administrateur potentiel au conseil actuel et voter sur la question si la société n'a pas adopté de règlement. Certaines sociétés fonctionnent sans règlements. Bien que cela soit mal avisé et va à l’encontre de la loi sur la constitution d’une société dans la plupart des États, aucun organisme de réglementation ne vérifie si une société a réellement adopté des règlements administratifs. Un conseil peut simplement voter pour ajouter un nouveau membre lorsqu'aucune procédure de contrôle n'existe.
Commémorez l’ajout du nouveau directeur au dossier de la société. Demandez au secrétaire du conseil d’inclure les résultats du vote et les détails pertinents de la discussion en vérifiant le candidat dans le procès-verbal de la réunion du conseil. Ajoutez les informations de contact du directeur et votre CV aux dossiers personnels de la société. Ajustez l’historique officiel du conseil pour noter la date de l’ajout au cas où il y aurait des problèmes juridiques à l’avenir et où la société devra indiquer qui siégeait au conseil à un moment donné. Apportez des modifications à toutes les communications publiques répertoriant les membres actuels du conseil.
Conseils
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Envisagez de constituer un conseil consultatif au lieu d’ajouter des membres au conseil d’administration ou de modifier les règlements. Un comité consultatif engage des supporters sans les obliger à superviser les affaires de la société. Il peut être doté en personnel sans respecter les formalités requises pour les membres du conseil d'administration en vertu des règlements. Les membres du conseil consultatif peuvent être aussi utiles à la société que les membres ordinaires du conseil.
