Alors que les entreprises de presque toutes les tailles peuvent utiliser un système d'entreprise, dans la plupart des cas, une entreprise fait référence à une organisation de 500 ordinateurs ou plus connectés au même réseau. Quelle que soit la taille de l'entreprise, les systèmes d'entreprise ont tous un point commun: ils réduisent les efforts requis par les gestionnaires et les employés pour gérer les informations. Les systèmes d'entreprise intègrent les informations et les processus utilisés dans l'ensemble de l'entreprise et, idéalement, les rendent accessibles depuis un seul endroit.
Trois types de systèmes d'entreprise sont disponibles aujourd'hui:
- ERP: Planification des ressources d'entreprise
- CRM: gestion de la relation client
- SCM: Supply Chain Management
Comprendre une plateforme logicielle d'entreprise
Quiconque possède un ordinateur ou un téléphone portable connaît déjà deux types de logiciels: les systèmes d’exploitation et les applications. Les systèmes d'exploitation, tels que Microsoft Windows, Linux, Android et Apple iOS, accèdent au matériel et fournissent une plate-forme sur laquelle les applications peuvent s'exécuter. Les applications ou les applications sont les logiciels que vous utilisez pour jouer à des jeux et faire votre travail.
Dans un environnement professionnel, les ordinateurs sont généralement connectés à un réseau via un ou plusieurs ordinateurs puissants, appelés serveurs. Le serveur peut être situé dans votre bureau ou ailleurs, auquel vous accédez par Internet. Les applications situées sur le serveur, que tout le monde dans l'entreprise peut utiliser simultanément, sont appelées logiciels d'entreprise. Une entreprise peut utiliser un logiciel d'entreprise pour effectuer des tâches telles que le suivi des stocks, la gestion des ventes et des paiements, ainsi que le stockage des informations client et des enregistrements des employés.
Conseils
-
Lorsque les gens parlent de cloud, ils font référence à un serveur ou à un groupe de serveurs accessibles via Internet.
ERP: systèmes de planification des ressources d'entreprise
Lorsque vous souhaitez que plusieurs fonctions de l'entreprise soient accessibles sur un système d'entreprise, un progiciel ERP est souvent le plus sensé.Tout comme Microsoft regroupe ses applications bureautiques telles que Word, Excel et Powerpoint dans un seul et même logiciel, le logiciel ERP regroupe les applications d'entreprise dans un seul et même ensemble. Ces applications, généralement appelées modules, peuvent être achetées par lots, puis, si vous avez besoin de plus de fonctionnalités, des modules supplémentaires peuvent être ajoutés.
Les systèmes ERP peuvent généralement intégrer des systèmes de gestion de la relation client et de la chaîne d’approvisionnement dans leurs modules.
CRM: systèmes de gestion de la relation client
Le logiciel de gestion de la relation client est similaire à ERP, mais, comme son nom l’indique, il est axé sur les données client. Il est le plus souvent utilisé pour les ventes, le service client et le marketing. Tous les détails concernant vos clients peuvent être entrés dans le système CRM, qui est mis à la disposition de quiconque dans votre entreprise. Les informations de contact personnelles de différentes personnes de l'organisation du client peuvent toutes être stockées, ainsi que l'historique des achats, les réclamations et les retours. Une fois ces données saisies, le système CRM peut être utilisé pour prévoir les ventes et vous aider à identifier les opportunités marketing.
CSM: Systèmes de gestion de la chaîne d'approvisionnement
Le logiciel CSM s'articule autour des ressources et de la logistique nécessaires pour faire parvenir les produits à vos clients. Une chaîne logistique commune inclurait l’approvisionnement en matières premières auprès des fournisseurs, leur commande et le suivi des expéditions, puis le suivi des articles produits tout au long du processus de fabrication, leur stockage dans un entrepôt, puis leur expédition aux clients. Correctement optimisé, un système CSM pourrait automatiquement passer des commandes auprès des fournisseurs avant que des matières premières ne soient nécessaires, ainsi que pour suivre l'efficacité de chaque département lors de sa fabrication.
Explorer différents types de modules ERP
Les différents modules peuvent ensuite accéder à ces données et les présenter aux employés au besoin. Sans un tel système, un service de comptabilité peut utiliser un système, le service commercial un autre système, tandis que le magasin utilise un troisième système. Les informations de chaque département resteraient dans son propre silo, inaccessible aux autres départements.
Supposons, par exemple, que vous possédiez une entreprise qui fabriquait des bottes de pluie. Sans système d'entreprise, chaque département fonctionnerait indépendamment l'un de l'autre. Si le service des ventes débarquait un nouveau client, il devrait contacter la comptabilité pour que le client soit configuré et approuvé pour le crédit. Une fois approuvé, le service de la comptabilité devrait alors informer le service des ventes que la première commande pouvait être traitée. Ensuite, il faudrait que quelqu'un se coordonne avec l'entrepôt et le service de production, tandis que le service des achats et le service des ressources humaines devraient être amenés chacun pour s'assurer qu'il y avait suffisamment de fournitures et de travailleurs pour traiter la commande. Chacune de ces étapes impliquerait des courriels et des appels téléphoniques dans l’ensemble de la société, ainsi qu’au client jusqu’à ce que la commande soit expédiée.
En utilisant un système d'entreprise, à travers différents modules, tout cela pourrait être fait automatiquement et en grande partie sans aucune interaction humaine, ce qui accélère le processus et réduit les erreurs humaines.
Module de vente: Votre représentant commercial atterrit à un nouveau client, une chaîne de vente au détail de vêtements située au Canada, qui souhaite acheter 1 000 bottes du même modèle et de différentes tailles. Elle entre les informations du client dans le module de vente.
Module de comptabilité: Le service de la comptabilité reçoit une notification indiquant qu'un nouveau client a été ajouté. Ils vérifient les informations du client et effectuent une vérification de leur solvabilité. Une fois la commande du client approuvée, le représentant des ventes obtient une confirmation, y compris le prix de vente et la remise client.
Module d'inventaire: Comme le représentant des ventes confirme la commande, le système lui indique qu'il existe 200 de ces bottes en stock, qui peuvent être expédiées immédiatement. Les bottes restantes doivent être fabriquées et peuvent être expédiées en deux semaines.
Module de production: Une fois la commande confirmée, le responsable de la production est informé qu'il doit faire 800 bottes de la taille requise.
Module Ressources Humaines: Lors de la dernière commande, les ressources humaines sont informées qu'elles ont atteint un nouveau seuil et, sur la base des prévisions de ventes mises à jour pour le trimestre, deux autres employés devraient être embauchés.
Module d'achat: Les nouvelles commandes de bottes déclenchent automatiquement une commande au fabricant de caoutchouc de la société pour maintenir les stocks à son seuil minimal.
Module de suivi des commandes: Le nouveau client canadien peut se connecter au site Web de votre entreprise pour savoir quand la commande sera expédiée. Le système affiche également d'autres produits que des détaillants similaires ont commandés au cours du dernier mois.
Module d'aide à la décision: Vous voyez que les commandes au Canada sont en plein essor et vous fournissent les données dont vous avez besoin pour décider d’engager ou non un représentant des ventes pour ce pays. En examinant les modèles spécifiques qui y sont vendus, vous réalisez qu'il peut exister des marchés pour des bottes de style similaire pour ce nouveau marché.
Avantages et échecs des systèmes d'entreprise
Le choix du bon logiciel d'entreprise peut améliorer la productivité, réduire les coûts, augmenter les ventes et rendre les décisions de gestion beaucoup plus efficaces. À l'ère du commerce mondial, si vos concurrents utilisent déjà des solutions d'entreprise pour rationaliser leur flux d'informations, le fait de ne pas disposer d'une plate-forme d'entreprise peut vous rendre moins compétitif et mettre votre entreprise en péril.
D'autre part, adopter une solution d'entreprise revient à placer tous vos œufs de données dans le même panier. Un problème d'installation pourrait paralyser tous les départements. Dans un sondage mené en 2015, 21% des personnes interrogées ont décrit le déploiement de leur solution ERP comme un échec. Les problèmes peuvent inclure:
- Formation inadéquate du personnel à l’utilisation du nouveau système.
- Ne pas comprendre les besoins en personnel.
- Configuration incorrecte des données requises pour que le système puisse accéder.
- Défaut d'empêcher les pirates d'accéder aux données sensibles.
Certains problèmes peuvent causer des maux de tête pour quelques semaines seulement, d'autres peuvent durer plusieurs années. Historiquement, on sait que de mauvaises implémentations d’entreprise font baisser les entreprises de plusieurs milliards de dollars. Une étude de cas classique sur une mauvaise implémentation d’ERP avait déjà provoqué l’incapacité de Hershey de commercialiser le chocolat sur le marché de détail à temps pour Halloween, entraînant une chute spectaculaire du prix de ses actions. Au cours des dernières années, l’entrée clandestine de Target au Canada a également été imputée à une mise en œuvre mal organisée du progiciel de gestion intégrée.
