Pour devenir un chef de file de l'industrie ou même simplement pour avancer dans votre carrière, vous devez maîtriser l'art de la communication, ou le processus dans lequel les individus interagissent, échangent et interprètent les significations. Il est facile de transmettre des informations sans réfléchir par le biais de bavardages inutiles. Communiquer efficacement requiert compétence et finesse. Pour réussir à communiquer, vous devez être capable de présenter des idées de manière efficace, de manière convaincante, claire et concise.
Comment maîtriser l'art de la communication en entreprise
Qualité essentielle dans le monde des affaires, la communication peut faire ou défaire votre carrière. Pour devenir un chef de file de l'industrie ou même simplement pour avancer dans votre carrière, vous devez maîtriser l'art de la communication, ou le processus dans lequel les individus interagissent, échangent et interprètent les significations. Il est facile de transmettre des informations sans réfléchir par le biais de bavardages inutiles. Communiquer efficacement requiert compétence et finesse. Pour réussir à communiquer, vous devez être capable de présenter des idées de manière efficace, de manière convaincante, claire et concise. La communication ne réussit que lorsque l'expéditeur et le destinataire comprennent le contenu des informations présentées de la même manière. Alors, comment maîtrisez-vous l'art de la communication?
Comprendre les principes de base de la communication Tout d’abord, vous devez expliquer clairement pourquoi vous communiquez, puis communiquer votre message sans incompréhensions ni confusion. Réduisez la fréquence des malentendus grâce à une communication claire, concise, précise et bien planifiée. Considérez vos objectifs puisque vous devez l'articuler pour l'atteindre. • Que voulez-vous que votre public retienne? • Que voulez-vous transmettre? • Que voulez-vous que votre message atteigne?
Deuxièmement, vous devez savoir comment envoyer les informations de manière à ce qu'elles puissent être correctement décodées par le destinataire. Le succès dans ce domaine dépend à la fois de la clarté des informations, mais également de la prévention et de l’élimination de toute source potentielle de malentendu. La clé: connaître votre public. Votre message est transmis à des membres individuels de l'auditoire, qui entrent tous dans le processus de communication avec leurs propres idées et convictions qui influenceront sans aucun doute sa compréhension du message. En outre, il est essentiel que vous compreniez les forces et les faiblesses des différents canaux de communication, notamment en personne, par téléphone, par courrier électronique et par SMS. Assurez-vous d'utiliser le canal approprié pour votre message. Par exemple, donner de longues indications au téléphone n’est probablement pas l’itinéraire le plus efficace. De même, aucun des deux ne fournit de commentaires négatifs par courrier électronique. Examinez les forces et les faiblesses de tous les canaux de communication en relation avec votre message pour vous assurer de choisir le canal qui communiquera le mieux le message. Soyez réceptif aux commentaires de votre public, surtout lorsque vous communiquez en personne ou par téléphone. Portez une attention particulière aux réactions verbales et non verbales à votre message pour vous aider à déterminer si le public a compris le sens des informations présentées. Un autre moyen d'accroître vos compétences en communication dans le monde des affaires consiste à supprimer tous les obstacles susceptibles de générer des malentendus. Les obstacles potentiels à votre message peuvent provenir de la longueur excessive, de l’utilisation du mauvais canal de communication, de la désorganisation de votre présentation de l’information, de l’utilisation d’un langage verbal et non verbal médiocre, de la fourniture trop importante d’informations trop rapidement, de la non-compréhension de la culture du public cible. ne pas présenter un message simplifié et concis. En plus de ces directives générales, vous pouvez affiner vos compétences en communication en vous concentrant sur des domaines de communication plus généraux, tels que la création de premières impressions efficaces et durables, la transmission d'un langage corporel non verbal correct, la communication efficace verbale, l'écoute active, le développement de votre écriture. compétences et apprendre l'étiquette appropriée pour communiquer à travers des canaux technologiques.
Créer une première impression durable L'objectif de la création d'une première impression durable est d'établir un climat de confiance, un sentiment de confiance et une relation de confiance avec la personne que vous rencontrez. Il suffit d’un bref coup d’œil, environ trois secondes, pour que l’évaluateur vous évalue lorsqu’il se réunit pour la première fois. Leur opinion sur vous est rapidement formée en fonction de votre apparence, de votre langage corporel, de votre comportement, de vos manières et de la façon dont vous êtes habillé. En affaires, il est essentiel de toujours créer une impression de présence professionnelle. Voici quelques manières simples de faire une première impression puissante et efficace: • Établissez un contact visuel direct et amical pour développer la confiance mutuelle. • Levez-vous et asseyez-vous droit, car une bonne posture crée une impression instantanée de compétence et montre que vous êtes à l'aise en situation professionnelle. • Maintenez un contact visuel avec la poignée de main et adressez-vous à la personne par son nom. • Arrivez dix à quinze minutes en avance sur l'heure prévue. • Habillez-vous convenablement pour la réunion. Connaissez les traditions et les normes, car vous ne voulez pas vous retrouver en costume d’affaire lorsque tout le monde est habillé décontracté. • Maintenez une apparence propre et rangée. Faites une vérification rapide de trente secondes avant la réunion. • Souriez avec chaleur et confiance. • Soyez courtois et attentif.
Les premières impressions visent à générer une perception de la présence professionnelle pour établir la crédibilité. Utilisez votre langage corporel pour projeter une confiance et une assurance appropriées en vous tenant debout, souriant chaleureusement pour mettre les autres à l'aise, en établissant un contact amical avec les yeux, en saluant avec une poignée de main ferme, en faisant preuve de courtoisie envers tout le monde, en projetant un véritable enthousiasme et une bonne grâce et en vous habillant convenablement.
Insistez à nouveau sur votre message par le biais de la communication non verbale Seulement environ 7% de la signification émotionnelle d'un message est composée des mots mêmes et 38% sont communiqués via le ton de notre voix et notre inflexion de la voix. Cela signifie que cinquante-cinq pour cent de notre signification dans les messages est transmise par une communication non verbale comprenant l'expression du visage, les gestes et la posture. Ainsi, même si vous dites une chose, votre langage corporel peut exprimer quelque chose de complètement différent. Les professionnels avisés utilisent des compétences de communication non verbales pour renforcer la confiance et la relation avec les clients et les collègues en préservant la cohérence de leur langage corporel et leur concordance avec leur message verbal. Pour prospérer dans le monde des affaires, vous devez apprendre à transmettre votre message non seulement verbalement, mais aussi non-verbalement. Utilisez la communication non verbale consciemment et intentionnellement pour en faire une source de pouvoir et de force dans vos interactions commerciales. Commencez par comprendre vos forces et vos faiblesses en communication non verbale, puis décomposez les composants et pratiquez une exécution percutante, cohérente et naturelle en commençant par le contact visuel. Essayez de commencer par ce qui suit: • Examinez votre entrée dans une pièce. Êtes-vous remarqué quand vous entrez dans une pièce? • Offrez-vous votre main immédiatement lorsque vous rencontrez quelqu'un, sans distinction de race ou de sexe? • Établissez-vous régulièrement un contact visuel avec les autres lors des réunions et des conversations? • Avez-vous tendance à faire des gestes distrayants qui pourraient nuire à l’aptitude de quelqu'un à communiquer avec vous? • Les signaux non verbaux que vous envoyez sont-ils clairs et cohérents avec votre message? Ou est-ce que les gens sont généralement confus quant à leur position auprès de vous? • Êtes-vous conscient de vos réactions faciales dans différentes situations?
Notre présence physique est ce que les autres remarquent lors de notre rencontre. Assurez-vous donc que vous respirez de l'énergie, que vous avez la posture correcte, que vous avez une poignée de main ferme et que vous établissez un contact amical avec les yeux. Apprenez à maîtriser non seulement votre langage corporel initial, mais également vos réactions aux autres, telles que le maintien d'un visage impassible lorsque vous êtes en colère. Enfin, apprenez à vous assortir et à vous imiter en adoptant les moeurs et les manières de la personne ou des personnes avec lesquelles vous interagissez.Faire correspondre les niveaux d'énergie, les expressions du visage, le ton de la voix, le vocabulaire et le rythme est le moyen le plus rapide d'établir une relation dans le processus de communication. Les signaux non verbaux fournissent un contexte pour interpréter le contenu brut de la communication. Vous devez donc vous assurer que votre message verbal et non verbal reste synchronisé.
Revivre la communication verbale La communication face à face sera toujours le meilleur moyen de communication. Ne sous-estimez jamais la valeur du ton de la voix et des émotions véhiculées par le langage corporel, en particulier lorsque vous critiquez quelqu'un ou donnez des commentaires négatifs. Si vous êtes en désaccord avec une personne alors que vos mots peuvent exprimer votre désaccord, votre tonus, votre posture et votre contact visuel peuvent également exprimer votre valeur et votre respect pour l'opinion de l'autre personne. Une conversation téléphonique est également un meilleur moyen de communication, mais elle reste loin derrière les interactions en face à face. Nous nous appuyons sur le riche mélange de signaux non verbaux pour interpréter le sens des mots prononcés par un autre et les réunions en face à face aident à éliminer les obstacles potentiels qui pourraient fausser le message voulu. Ainsi, si vous avez des doutes sur la méthode à utiliser, communiquer en face à face avec une personne est toujours la méthode la plus sûre et la plus efficace pour assurer la communication efficace de votre message. Si vous avez des difficultés à vous exprimer verbalement, essayez l'une des solutions suivantes pour améliorer vos compétences en communication verbale: • Observez les interactions verbales dans votre bureau pour écouter comment les personnes présentent leurs idées aux clients, pour entendre le ton de la voix et les inflexions utilisées lors de la présentation. idées et comment les points de différence sont débattus. • Entraînez-vous à exprimer vos idées à vos amis et à votre famille et demandez-leur de vous critiquer. Assurez-vous de savoir s’ils ont compris ce que vous tentiez de transmettre ou non. • Trouvez un poste de vendeur à temps partiel pour vous aider à gagner en confiance pour vous exprimer et communiquer verbalement avec les autres. • Utilisez des histoires, des citations et des blagues pour transmettre votre message. • Organisez vos idées à l'avance et préparez votre message. • Choisissez vos mots avec soin. Parlez de manière spécifique, concise et évitez les paroles insouciantes. • Soyez positif dans votre attitude et dans votre choix de mots. • Utilisez un langage vivant, des exemples, restez optimiste et utilisez une variété de tonalités vocales pour fidéliser le public. • Tape toi pour mieux comprendre ton style de communication unique.
La maîtrise de la communication verbale développe la croissance personnelle et améliore les relations et les interactions commerciales. Les mots ont le pouvoir de créer des émotions et de pousser les gens à agir comme vous le souhaitez. Capitalisez sur le pouvoir de la communication verbale pour vous aider à atteindre vos objectifs de carrière.
Connaître le pouvoir de l'écoute active S'il est important d'exprimer ses propres idées en communication, l'écoute active des autres est tout aussi importante pour maîtriser l'art de la communication. Une bonne partie de la communication implique une écoute réussie. En réalité, on ne se souvient que de 25 à 50% de ce que nous entendons, ce qui signifie que vous devez faire un effort conscient pour non seulement entendre les mots que quelqu'un dit, mais également pour comprendre le message dans son ensemble. Ne sous-estimez pas le pouvoir du silence. Concentrez-vous sur votre écoute en ne pensant pas à ce que vous allez dire, mais faites plutôt un effort conscient pour vous concentrer mentalement et rester alerte. Devenir un auditeur actif prend du temps, de la patience et de la pratique. Utilisez les éléments suivants ci-dessous pour améliorer vos capacités d'écoute active. • Concentrez votre attention sur le haut-parleur. Faites très attention à leur communication non verbale. • Montrez que vous écoutez à travers votre langage corporel, vos gestes, votre sourire et vos hochements de tête occasionnels. • Reconnaissez ce que dit l'autre avec un signe de tête occasionnel ou «euh huh». • Faites des commentaires positifs en paraphrasant ce qui a été dit, en posant des questions ouvertes ou en résumant périodiquement. • Reporter le jugement jusqu'à ce que l'orateur ait complètement fini de présenter son message. Ne pas interrompre. • Ne laissez pas vos filtres, hypothèses, jugements et croyances personnels altérer les informations que vous entendez. Pour clarifier la compréhension, résumez ce qui a été dit. • Accordez toute votre attention à la personne. Ne vous laissez pas distraire par votre environnement.
Écouter, c'est plus qu'entendre les mots. Pour écouter activement, il faut se concentrer sur le ton de la voix, la sélection des mots, le langage corporel non verbal, la flexion de la voix, ne pas sauter aux conclusions et ne pas déformer ce que dit notre propre perception. Écouter activement, c'est être objectif et ouvert à ce que quelqu'un communique sans laisser nos convictions personnelles influencer le message. Établissez de meilleures relations commerciales et réduisez les conflits de relations en affinant votre capacité de communication par une écoute active.
Illustrer la distinction par une écriture remarquable
En tant que forme de communication plus concrète, le mot écrit laisse moins de place aux erreurs et aux fautes. Dans une société technologiquement adepte, où la communication écrite devient rapidement le moyen de communication préféré, la capacité de communiquer efficacement par écrit est une compétence importante à perfectionner. Dans le monde du travail d’aujourd’hui, les employeurs recherchent activement des personnes possédant la capacité de communiquer efficacement par écrit. Alors, comment pouvez-vous peaufiner vos compétences en écriture? • Évitez les mots d'argot. • Éloignez-vous des symboles et évitez les clichés. • Toujours épeler les noms correctement. • Faites des phrases courtes et simples. • Relisez, corrigez, corrigez. • Révisez les documents jusqu'à ce qu'ils soient clairs et concis. Évitez toute information étrangère. • Assurez-vous que les documents sont organisés de manière logique. • Modifier votre écriture pour le choix des mots et les redondances. • Utilisez une ponctuation et une grammaire correctes. • Améliorez votre vocabulaire en utilisant un dictionnaire pour rechercher la signification de mots inconnus. • Lisez chaque chance que vous avez. Plus vous lisez, plus vous développez votre vocabulaire et augmentez votre conscience d'une écriture efficace.
Apprenez à considérer l'écriture comme une compétence qui doit continuellement être perfectionnée par la pratique et les efforts. Pratiquez une écriture efficace à chaque occasion, même lorsque vous écrivez de simples courriels à vos amis et à votre famille. La communication écrite a un impact durable et une présence permanente. Par conséquent, portez une attention particulière à ce que vous communiquez par écrit.
Adoptez une étiquette appropriée en matière de communication technologique Alors que le milieu de travail du XXIe siècle devient de plus en plus diversifié et de plus en plus technologiquement, vos capacités de communication doivent continuellement être perfectionnées pour assurer le succès de votre carrière. Alors que l'ancien modèle de gestion de la dictature est remplacé par une gestion participative et une utilisation accrue des équipes, l'ancienne méthode de communication privilégiant les communications en personne ou voix à voix est remplacée par des méthodes de communication impersonnelles telles que le courrier électronique, le fax et la messagerie vocale. En dépit d’une utilisation accrue de la technologie pour la communication et offrant une solution rapide pour la transmission d’informations, gardez à l’esprit que ces méthodes laissent davantage de place aux malentendus et aux conflits. Essayez de ne communiquer que des informations factuelles par ces canaux. Réservez toute communication qui implique des émotions exprimées pour des méthodes personnelles telles que en personne ou par téléphone.
Tout associer. Les compétences de communication exemplaires font partie des qualités les plus recherchées dans le monde des affaires. Comme l'a bien résumé Robert Kent, ancien doyen de la Business School de Harvard, «En affaires, la communication est primordiale». Sans la capacité de communiquer efficacement, nous ne sommes pas en mesure de transmettre des messages avec précision, de laisser savoir aux autres ce que nous pensons ou ressentons, établir des partenariats, motiver les autres ou résoudre des conflits. À mesure que vous vous élevez professionnellement, vos compétences en communication deviendront de plus en plus essentielles à votre réussite. Communiquer avec succès équivaut à une carrière réussie.
