Les réunions du conseil ont généralement lieu toutes les quatre à six semaines et constituent un moyen important pour le chef de la direction et les membres du conseil de se réunir pour discuter de la performance d’une société et pour rechercher des moyens de maximiser les rendements pour les actionnaires. Les réunions du conseil sont généralement ouvertes au public, mais elles se tiennent souvent en présence des membres. La plupart des conseils d'administration sont composés d'au moins un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.
La plupart des réunions du conseil commencent par une lecture du procès-verbal de la dernière réunion du conseil. C’est également le moment de discuter de ce que l’on appelle les affaires anciennes, c’est-à-dire des affaires ou des problèmes qui n’ont pas été résolus ou qui ont besoin de plus de temps que la précédente réunion du conseil d’administration. Il est également courant que le PDG fasse une déclaration globale sur l’état et la direction de la société ou de l’organisation.
Affaires
En général, un aperçu des différents agents présents représentant différents départements et domaines de responsabilité est présenté. Ceux-ci peuvent être dans des domaines tels que les ventes et le marketing, la recherche et développement et les rapports financiers. Une grande partie du travail qui a conduit à ces réunions a déjà été accomplie sous forme de réunions et de correspondance, et le but ici n'est pas tant de présenter des informations nouvelles et détaillées que de discuter, questionner et prendre des décisions sur les procédures et actions à venir.
Départements
La prochaine étape d'une réunion du conseil d'administration implique généralement une discussion plus approfondie de certains des départements susmentionnés. Maintenant que le conseil a reçu toutes les informations pertinentes des différents départements, ses membres peuvent désormais décider de demander des informations supplémentaires ou des plans d’action. Le but est généralement de poser des questions, de prendre des décisions et de planifier des actions futures.
Conclusions
Les réunions du conseil d'administration se terminent généralement avec des questions générales, des demandes de renseignements et une discussion ouverte. Des questions telles que l’image publique, la rémunération et l’évolution générale peuvent être évoquées et les administrateurs peuvent parfois souhaiter libérer la réunion de toutes les personnes sauf les personnes clés afin que les discussions franches et solides puissent se dérouler plus librement. Toute nouvelle affaire qui n’a pas été traitée sera notée dans le procès-verbal pour être traitée comme une vieille affaire au début de la prochaine réunion. Lorsque toutes les affaires semblent avoir été traitées, quelqu'un peut présenter une motion pour mettre fin à la réunion et, lorsqu'un autre individu appuie la motion sans opposition, la réunion est terminée.
