Dans le monde de la comptabilité, les transactions de produits et de charges sont enregistrées en utilisant un processus spécifique mis en place pour suivre et classer chaque transaction afin de pouvoir les rappeler facilement ultérieurement. Les comptables enregistrent les transactions en permanence et chaque mois, ils doivent être en mesure de trier et de classer ces données dans un format qui produit un jeu d’états financiers, y compris le compte de résultat et le bilan de la société. Chaque partie d'une transaction financière donnée est enregistrée dans des comptes qui utilisent des identifiants appelés codes du grand livre.
Conseils
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Les entreprises utilisent souvent les codes du grand livre général pour classer les données comptables de différentes manières. Ces codes permettent à la société de trier les données de transaction de manière à pouvoir produire plusieurs rapports de comptabilité différents et offre la possibilité d’analyser les transactions comptables de la société de diverses manières utiles.
Qu'est-ce qu'un code GL?
Les entreprises utilisent souvent les codes du grand livre général pour classer les données comptables de différentes manières. Les codes peuvent aller d’une simple chaîne de trois chiffres à un code comportant plusieurs parties, désignant chacune un classificateur, tel qu’un numéro de filiale, une unité commerciale, un service ou une autre catégorie.
Ces codes permettent à la société de trier les données de transaction de manière à pouvoir produire plusieurs rapports de comptabilité différents et offre la possibilité d’analyser les transactions comptables de la société de diverses manières utiles.
Ces comptes de code GL sont configurés dans un ordre spécifique, défini par le principe de la comptabilité en partie double. Les codes GL vont dans l’ordre des actifs tels que la trésorerie, les comptes débiteurs, les stocks et le matériel, les passifs et les capitaux propres. Le nombre de comptes dans cette section peut aller de cinq à 100, voire plus, en fonction de la complexité de la société.
La liste des comptes généraux comprend également les comptes qui composent le compte de résultat, des comptes de produits et autres produits aux comptes de charges d’exploitation et non opérationnels, tels que les intérêts débiteurs.
Le grand livre
Le grand livre général d’une entreprise sert de fichier principal pour toutes les transactions financières. Le GL peut inclure des grands livres auxiliaires, par exemple, pour conserver des enregistrements par unité commerciale, qui sont tous combinés dans le grand livre général. Toutes ces informations deviennent alors la base des états financiers de la société.
Le GL stocke les détails de chaque transaction comptable. Ces informations sont utiles lorsque, quelques années plus tard, un comptable doit se rappeler pourquoi son entreprise a dépensé un montant exceptionnellement élevé en fournitures de bureau un mois ou si une entreprise paie une facture deux fois par erreur et doit analyser les détails du paiement pour: régler le problème. Les comptables prennent souvent des notes dans le système informatique lorsqu’ils effectuent des transactions d’écriture de journal sur le GL pour référence future.
Que sont les entrées dans le grand livre général?
Les écritures du grand livre sont des transactions enregistrées par une entreprise qui impliquent de l'argent. Ces transactions sont généralement effectuées d'abord dans un journal comptable, puis ces informations sont résumées et affichées dans le grand livre.
Par exemple, lorsqu’une entreprise achète des fournitures de bureau, elle enregistre l’argent sortant en effectuant une écriture de crédit dans son compte de trésorerie au bilan, une écriture de journal de débit pour augmenter son compte d’actifs de fournitures de bureau et une écriture de journal de débit dans son compte de dépenses de bureau, qui apparaîtra sur son compte de résultat.
Une fois ces écritures au journal complétées, le comptable les enregistre dans le grand livre général pour terminer le processus d’inscription. De nombreux systèmes comptables informatisés préservent la transparence du processus d’écriture de journal, de sorte qu’il apparaît que toutes les transactions sont effectuées directement dans le grand livre.
Le plan comptable
Les comptes généraux suivent un ordre et une structure spécifiques, appelé plan comptable, qui permet de vérifier certains types d’erreurs et de produire des états financiers cohérents et ordonnés. Les entreprises utilisent généralement une comptabilité en partie double lors de l'enregistrement dans un grand livre et doivent utiliser des débits et des crédits compensatoires pour enregistrer chaque entrée.
La liste principale des codes de compte GL ou le plan comptable répertorie tous les comptes du bilan, puis tous les comptes de résultat. Les comptables peuvent ensuite générer un rapport appelé balance de vérification, qui affiche chaque compte GL et le solde correspondant. Étant donné que chaque transaction doit comporter au moins une entrée de débit et de crédit qui se compensent directement, le rapport de la balance de vérification doit indiquer que la somme de tous les comptes est égale à zéro. Si ce n'est pas le cas, un débit ou un crédit peut être manquant ou mal enregistré.
