Remplir et afficher le formulaire OSHA 300A entre le 1er février et le 30 avril est un rituel annuel pour les organisations d'au moins 11 employés. Ce Résumé des lésions et maladies professionnelles est utilisé pour enregistrer les maladies et les accidents du travail prescrits par la loi sur la sécurité et la santé au travail. Le formulaire 300A, que le personnel des ressources humaines remplit généralement, fournit un instantané de sécurité pour une organisation. Les informations présentées proviennent du formulaire 300 Registre des lésions et maladies professionnelles qui détaille chaque incident et les données d'emploi qui, si elles ne sont pas facilement disponibles dans un rapport RH, peuvent être estimées. Selon l’administration de la sécurité et de la santé au travail, vous devez prévoir près d’une heure pour préparer le 300A.
Point de départ: le 300 Log
La Society for Human Resource Management recommande de suivre les directives OSHA et de s’assurer que tous les incidents impliquant une perte de conscience, un transfert d’emploi, une activité professionnelle restreinte, un traitement médical allant au-delà des premiers soins de base et une absence du travail ont été enregistrés dans le journal 300. Utilisez ce temps pour corriger les erreurs telles que la case à cocher ou les descriptions incohérentes des blessures et des maladies. Si OSHA vérifie votre organisation, elle examinera vos formulaires de tenue de registres et pourrait imposer une amende si les formulaires sont inexacts. Une fois votre journal 300 terminé, vous pouvez commencer à préparer le formulaire 300A.
Entrées statistiques d'incident
La colonne de gauche du formulaire 300A couvre ce que vous avez enregistré dans votre journal 300. Le côté droit présente les informations sur l'emploi de l'entreprise.
Transférez les totaux des colonnes G à J sur votre 300 Log dans la première section de la colonne de gauche, Nombre de cas. Confirmez que votre nombre total d'observations inclut toutes les pages du journal si vous en avez plusieurs. Entrez "0" si vous n'avez eu aucun incident enregistrable au cours de l'année civile. Vous devez publier le 300A même si votre entreprise n’a eu aucun accident. Faute de quoi, la société s'exposera à une amende de 7 000 $.
La section suivante récapitule le nombre de jours de travail manqués ou le nombre de jours au cours desquels les employés affectés ont été mutés à d'autres postes ou soumis à des restrictions de travail. Vous tirez le chiffre pour cette Nombre de jours section du formulaire 300A des totaux des colonnes K et L du journal, confirmant à nouveau que vous incluez toutes les pages. Écrivez "0" s'il n'y avait pas de jours applicables.
La dernière section pour les statistiques d'incidents, Types de blessures et de maladies, demande les totaux de la section M de votre 300 journaux pour chacune des six catégories:
- Blessures
- Problèmes dermatologiques
- Conditions respiratoires
- Les poisons
- Perte auditive
- Toutes les autres maladies
Vérifiez chaque page de votre journal 300 pour vous assurer que chaque cas est inclus. N'indiquez aucune blessure ni maladie pour aucun de ces six types avec un "0".
Présentation de l'entreprise
Le côté droit de votre 300A est réservé aux informations sur la société. Entrez le nom, l'adresse, le secteur d'activité de votre organisation et son code CTI ou classification industrielle standard à deux, trois ou quatre chiffres, ou son numéro SCIAN à deux à six chiffres, ou classification nord-américaine des industries.
Certaines organisations disposant de plusieurs sites fournissent aux services des ressources humaines les statistiques sur l’emploi nécessaires pour la section située en dessous des données de l’entreprise: Nombre moyen annuel d'employés et Total des heures travaillées par tous les employés l'année dernière. OSHA dispose toutefois d'une feuille de calcul pour vous aider à estimer ces deux chiffres de l'emploi. Pour déterminer ce qu'il faut utiliser pour le nombre d'employés, procédez comme suit:
- Recueillir les totaux pour chaque classe d’employés figurant sur la liste de paye au cours de l’année: à temps plein, à temps partiel, saisonnier, temporaire, horaire et salarié.
- Notez combien de périodes de paie vous avez eues pour l'année.
- Diviser le nombre total d'employés par le nombre de périodes de paie.
- Arrondis ta réponse au nombre entier suivant.
Si votre entreprise comptait 350 employés et 12 périodes de paie, votre nombre moyen d’employés par période de paie est de 29,17 après avoir divisé 350 par 12. Vous devez entrer 29 comme Nombre moyen annuel d'employés en raison de la directive d'arrondissement de l'OSHA.
L’estimation du nombre total d’heures travaillées est également un processus en quatre étapes:
- Notez le nombre d'employés à temps plein.
- Multipliez le nombre d'employés à temps plein par le nombre d'heures travaillées par un employé à temps plein au cours d'une année, à l'exclusion des congés payés. Certains travailleurs ont peut-être été embauchés en milieu d'année; ajustez vos chiffres en conséquence.
- Ajoutez à ce chiffre toutes les heures supplémentaires effectuées par tous les employés, y compris l’aide saisonnière, les travailleurs à temps partiel et les intérimaires.
- Arrondis la réponse au nombre entier suivant. Par exemple, 65,6 équivaut à 66 heures totales travaillées par tous les employés au cours de l'année civile couverte par le 300A. Entrez ce numéro sur le formulaire.
Prenons l'exemple d'une entreprise qui comptait 32 employés à temps plein et travaillait 40 heures par semaine pendant 49 semaines, car elle disposait de deux semaines de congés payés et de cinq jours de congés payés. Personne sur la liste de paie ne travaillait des heures supplémentaires. Cela signifie que chaque employé a travaillé 1 960 heures au cours de l'année. La personne complétant le 300A multiplierait par 32 fois 1 960 pour obtenir 62 720 heures. En arrondissant au nombre entier immédiatement supérieur, l'entrée correcte devient 63 000 Total des heures travaillées par tous les employés l'année dernière.
Avant d'afficher votre résumé 300A dans le salon des employés ou dans une autre zone où les employés peuvent le consulter, un responsable de l'organisation, tel qu'un directeur général, doit le signer et le dater.
