Une lettre professionnelle personnelle est écrite d'un individu à une entreprise ou à une organisation. Une telle lettre peut être écrite pour un certain nombre de raisons: résoudre un problème comme une erreur sur une facture; demander le retour ou l'échange d'un produit; louer le bon travail d'un employé; ou demander un don de temps, d’argent, de produits ou de services pour un bénéfice. Quelle que soit la raison, une lettre professionnelle est écrite sur une feuille de papier vierge et non sur du papier à en-tête. Considérez ce qui suit la prochaine fois que vous devez en écrire un.
Mise en page
Utilisez des marges de 1 pouce en haut, en bas et sur les côtés de votre page. Si votre lettre personnelle est courte, augmentez la marge supérieure à 2 pouces et les côtés à 1½ pouces. Utilisez une police facile à lire, telle que Times New Roman, Arial ou Cambria, avec une taille de police de 11 ou 12 points. Single-space vos lignes.
Style de lettre
Si vous utilisez le style de lettres en bloc, toutes les lignes commencent par la marge de gauche. Pour le style de bloc modifié, commencez la date et les lignes de fermeture au centre de la page au lieu de la marge de gauche.
Votre adresse et la date
Votre adresse (également appelée adresse de l'expéditeur) commence sur la première ligne de la page et tous les termes généralement abrégés, tels que rue, appartement ou boulevard, doivent être précisés (pour la formalité). N'oubliez pas la virgule entre le nom de votre ville et l'abréviation à deux lettres de votre état. Ne laissez aucun espace entre la dernière ligne de votre adresse et la date, qui correspond au jour où la lettre est complétée ou envoyée. Tapez le mois, le jour et l'année sur la première ligne, en précisant le mois. Par exemple, tapez "27 septembre 2008" au lieu de "27 septembre 2008" ou "27/09/08". N'oubliez pas la virgule entre la date et l'année. Si vous utilisez le style de bloc modifié, commencez à taper votre adresse au centre de la page au lieu de la marge de gauche.
Nom du destinataire, nom de l'entreprise et adresses
Quatre lignes (ou 1 pouce) en dessous de la date, tapez le nom du destinataire commençant par "M." ou "Mme" Utilisez le prénom et le nom de famille, suivis d'une virgule et du titre du destinataire (par exemple, responsable, superviseur, coordinateur). Sur la ligne suivante, tapez le nom de la société, suivi de l'adresse de la société (également appelée adresse interne) sans autre abréviation que celle de l'état.
Salutation
Une ligne vide plus tard, tapez la salutation en utilisant le même nom que celui utilisé dans l’adresse intérieure, en commençant par «Cher». La salutation dans une lettre commerciale personnelle doit se terminer par un deux-points. Par exemple, "Chère Mme Lucinda Jones:"
Corps
Dans une lettre personnelle, le corps commence par une ligne vierge après la salutation. Espace simple et justification à gauche de chaque paragraphe du corps en laissant une ligne blanche entre les paragraphes. La concision est la clé: commencez par une ouverture amicale suivie du but de la lettre. Le deuxième paragraphe devrait justifier le but; fournissez des informations telles que les numéros de compte, les numéros de facture, les dates des envois ou des services, ainsi que les noms des produits ou des employés, afin d'aider votre lecteur et votre cause. Fournissez uniquement des informations de base et des informations complémentaires pertinentes, en gardant à l'esprit que votre lecteur est occupé. Le dernier paragraphe devrait reformuler le but (du premier paragraphe) et, si nécessaire, demander un type d’action.
Clôture et tenue des registres
La lettre de fermeture de votre lettre professionnelle doit être laissée justifiée, sauf si vous utilisez le style de bloc modifié, ce qui nécessite de commencer la fermeture au centre de la page. Si votre clôture contient plus d'un mot (par exemple, "Merci" ou "Cordialement"), mettez uniquement en majuscule la première lettre du premier mot et utilisez une virgule après le dernier mot, et non un deux-points comme suggéré après la salutation. Trois lignes vierges plus tard, tapez votre nom complet. Vous pouvez imprimer votre lettre et signer physiquement votre nom entre la clôture et votre nom dactylographié si vous le souhaitez. Les lettres commerciales personnelles sont des communications enregistrées entre vous et une entreprise. Par conséquent, il est judicieux de conserver une copie des lettres personnelles que vous écrivez. Si leur arrivée par courrier vous inquiète, certifiez-les au bureau de poste avant de les envoyer pour que vous sachiez quand l'entreprise les recevra.
