Les propriétaires d'entreprise doivent être méticuleux avec chaque aspect de leur entreprise. Les entrepreneurs négligés ou paresseux perdent du temps et de l'argent à trier leurs problèmes; En outre, si les registres commerciaux et les systèmes de comptabilité ne sont pas précis, le propriétaire pourrait être accusé d’avoir enfreint les lois du travail fédérales et nationales. Le système de paie est un de ces systèmes qui doit être précis.
Générer des rapports annuels détaillés pour le revenu des employés
Un système de paie doit pouvoir conserver et générer des rapports précis sur le revenu des employés. Du point de vue du propriétaire d’entreprise, la possibilité de générer des rapports de revenus cumulatifs facilite le dépôt des taxes d’affaires: le montant utilisé pour calculer les retenues d’impôts sur les dépenses d’entreprise relatives aux employés (en particulier le revenu de l’employé) peut être facilement accessible. Du point de vue des employés, il peut être essentiel de demander à l’employeur une trace de son revenu pour obtenir un prêt ou bénéficier de l’aide de l’État (telle que des prestations d’invalidité ou de chômage).
Générer des chèques de paie et des talons de paie
Un objectif tout aussi important de tout système de paie est de générer des chèques de paie et des talons de paie. L'informatisation de cette tâche permet aux gestionnaires et aux propriétaires d'entreprise de gagner du temps et de l'argent; Plutôt que d'examiner les cartes de temps manuellement et de calculer le montant d'un chèque en fonction des heures travaillées, le système de paie devrait être conçu pour calculer automatiquement ces chiffres. Les employés apprécient également un système de paie en temps opportun: il réduit l’inquiétude de recevoir des chèques à temps et toute angoisse de recevoir un chèque pour un montant erroné.
Aider les propriétaires à se conformer à la législation du travail
Un système de paie doit faciliter le respect des lois du travail fédérales et des États tout en aidant le propriétaire à réduire les frais généraux. Par exemple, la loi fédérale oblige les employés à payer des heures supplémentaires s’ils travaillent plus de 40 heures par semaine.
Un système de paie doit automatiquement prendre en compte la rémunération des heures supplémentaires. Cela aide les employeurs à respecter la loi au moment de payer les heures supplémentaires. De plus, puisqu'un employeur peut utiliser le système pour vérifier le nombre d'heures travaillées par un employé, il peut changer d'horaire pour éviter de payer des heures supplémentaires supplémentaires (aidant ainsi l'employeur à réduire ses coûts).
En outre, un système de paie devrait pouvoir imprimer des formulaires fiscaux et d’autres chiffres requis par l’État (tels que les montants FICA) pour faciliter le respect de la législation du travail.
