Chaque employeur a l'obligation morale et légale de protéger l'entreprise et ses employés contre les fautes illicites et les actes créant un environnement de travail hostile. Pour mener à bien cette tâche, il est essentiel de mener une enquête chaque fois que vous recevez une plainte ou avez des raisons de croire qu'un employé se livre à une inconduite. À moins que vous n'ayez des raisons valables de ne pas le faire, informer les parties concernées qu'une enquête est en cours est une première étape commune.
Format de mémo interne
Bien que vous puissiez rédiger la lettre en utilisant un format de mémo ou de lettre commerciale, un mémo est plus courant pour les communications internes. De plus, le titre ou la ligne d'objet typique d'un mémo peut rendre ce format plus efficace. Outre la ligne de titre, un mémo comprend également la date, le nom de chaque destinataire ainsi que le nom et le titre de l'expéditeur. Aligner à gauche et séparer chaque paragraphe du corps du mémo et utiliser un double espace entre les paragraphes. Inclure des notations spéciales pour marquer le mémo comme confidentiel et pour indiquer si le mémo inclut une pièce jointe ou des pièces jointes.
L'employé accusé
Avertissez l'accusé par écrit avant le début de l'enquête. La lettre d'enquête doit expliquer les allégations de manière aussi détaillée que possible, y compris les noms, les dates et les circonstances. Décrivez le processus d’enquête, identifiez les droits juridiques que l’accusé peut avoir et dites-lui qu’il aura une chance de raconter sa version de l’histoire à la fois par écrit et lors d’un entretien personnel. Indiquez à la personne si elle poursuit ses activités habituelles ou si son rôle ou ses tâches doivent être modifiés jusqu’à la fin de l’enquête.
Notification d'enquête en cours
Incluez le superviseur immédiat de l’employé et le responsable du service dans une notification initiale. La lettre devrait expliquer la nature et la portée de l'enquête en cours. En outre, la lettre devrait indiquer les étapes à suivre avant le début de l’enquête, telles que la comptabilisation et la protection des actifs et des biens de l’entreprise ou la modification des tâches de l’employé. Enfin, la lettre devrait indiquer si les superviseurs et les gestionnaires participeront à l'enquête et, dans l'affirmative, définir des rôles et des responsabilités spécifiques.
Lettres d'entrevue d'enquête
Les lettres doivent également être adressées à toute personne que vous prévoyez d’interviewer au fur et à mesure de l’enquête. Cependant, contrairement à une notification d'enquête en attente, qui peut inclure plusieurs destinataires, les notifications d'entretien doivent inclure un seul destinataire dans la ligne d'adresse, quel que soit le nombre de lettres que vous envoyez. La lettre ne doit pas fournir de détails spécifiques, mais simplement indiquer que l’employé peut être interrogé dans le cadre d’une enquête en cours, indiquer le nom de la personne qui conduira l’entretien et définir une attente de coopération sans faille. En outre, la lettre doit indiquer que le mémo est une information confidentielle et ne convient pas à une discussion entre bureaux.
